Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


6.1. Природа, цель и характеристики контроля

  Слово «контроль» в основном вызывает негативную реакцию, поскольку для многих означает ограничение, принуждение и подчинение. Из-за этого контроль как функция менеджмента находит наименьшее понимание.
  Контроль - процесс обеспечения достижения организацией ее целей. Менеджер начинает выполнять функцию контроля с момента создания организации и формулирования ее целей.
  Необходимым контроль делают следующие факторы:
  а) Неопределенность. Планы и организационные структуры лишь иллюстрируют существующее у менеджеров видение будущего организации. Однако многое может помешать реализации планов: изменение законодательства, доминирующих в обществе ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных внешней среды. Немало неопределенности и в деятельности самой организации: так, разделение труда может способствовать появлению проблем координации и трений между рабочими группами; до сих пор менеджеры не могут точно прогнозировать реакцию работников на инструкции и команды, расширение полномочий и действия руководства; кроме того, значительную долю работы выполняют люди, неспособные, в отличие от машин, действовать абсолютно точно.
  б) Предотвращение кризисных ситуаций. Каждой организации необходимо выявлять ошибки и исправлять их до того, как они приведут к кризису и помешают ей достичь намеченных целей.
  в) Стимулирование успеха. Сравнивая достигнутые результаты с запланированными, менеджмент выявляет не только неудачи, но и явные успехи организации, т.е. виды ее деятельности, внесшие наибольший вклад в достижение поставленных целей. В результате становится возможной довольно быстрая адаптация организации к требованиям динамично меняющейся внешней среды.
  г) Всеобъемлющий характер контроля. Общие функции менеджмента: планирование, организация, мотивация - тесно связаны с ним и по сути своей являются частью общей системы контроля.
  Как уже говорилось (см. п. 1.5), существует три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. Сейчас подробнее рассмотрим каждый из них:
  а) Предварительный контроль. Его основным механизмом является реализация правил, процедур и политики, создающихся для поддержки планов и требующих строгого соблюдения, поскольку это позволяет убедиться, что деятельность организации идет в заданном направлении.
  Предварительный контроль используют в трех основных областях:
  1) Управление человеческими ресурсами. В этой сфере предварительный контроль обеспечивается путем тщательного анализа навыков, необходимых для выполнения определенных рабочих заданий, и отбора квалифицированных кандидатов. Повысить вероятность привлечения и сохранения компетентных сотрудников помогают справедливая система оплаты труда, психологические тесты и подробные собеседования в процессе найма. Большинство организаций продолжает предварительный контроль в данной сфере и после приема персонала на работу, проводя тренинги, благодаря которым нанятые сотрудники получают новые навыки раньше, чем начинают фактически исполнять свои обязанности.
  2) Управление материальными ресурсами. Предприятия, занятые производственной деятельностью, как правило, постоянно осуществляют предварительный контроль своих материальных ресурсов, создавая инженерные стандарты минимально допустимого уровня качества и проводя проверки соответствия этим стандартам поступающих на предприятие материалов. Один из эффективных способов контроля в данном случае - это выбор поставщиков, доказавших, что они могут поставлять материалы нужного качества. К предварительному контролю материальных ресурсов относится и поддержание запасов на уровне, позволяющем не допустить дефицита материалов.
  3) Управление финансовыми ресурсами. Основной инструмент предварительного контроля в данной сфере - это бюджет, одновременно являющийся и основным механизмом функции планирования. Бюджет дает организации уверенность в том, что она будет иметь средства в момент потребности в них, а также не допускает перерасхода наличных средств организацией в целом или ее отдельными структурными подразделениями.
  б) Текущий контроль. Он не является текущим в прямом смысле этого слова, поскольку основывается на измерении фактических результатов работы после ее выполнения. Чаще всего так контролируется деятельность подчиненных (обычно их непосредственным начальником). Регулярная проверка работы персонала, а также обсуждение возникающих проблем и предложений по совершенствованию работы позволяют не отклоняться от планов.
  в) Заключительный контроль. Эта форма контроля предполагает сравнение фактических результатов выполненной работы с желательными и выполняет две важные функции:
  1) обеспечивает менеджмент данными для планирования, когда в будущем предполагается проведение аналогичных работ;
  2) помогает мотивировать персонал (если мотивационные вознаграждения увязываются с достигнутым работником уровнем эффективности).Чтобы выполнять свою основную задачу (способствовать достижению целей организации), контроль должен обладать рядом характеристик:
  а) Стратегический характер. Деятельность, не имеющую стратегического значения, следует измерять нечасто, и об отклонениях можно никому не сообщать, пока они не станут серьезными. Если же деятельность имеет стратегическое значение, то контроль над ней обязателен, даже если измерить и оценить ее очень сложно.
  б) Сосредоточенность на результатах. Процесс контроля считается эффективным, если организация фактически достигает желаемых целей и способна сформулировать новые цели, которые позволят ей выжить в будущем.
  в) Соответствие. Контроль должен соответствовать контролируемому с его помощью виду деятельности, объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
  г) Своевременность. Эффективная система контроля обеспечивает нужной информацией соответствующих сотрудников до возникновения кризисной ситуации.
  д) Гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким, чтобы его можно было адаптировать к текущим изменениям.
  е) Простота. Самой эффективной является наиболее простая в применении система контроля. При ее создании необходимо учитывать потребности и возможности людей, которые будут осуществлять контроль и взаимодействовать с системой контроля. Чрезмерная сложность ведет к путанице, а это равноценно отсутствию всякого контроля.
  ж) Экономичность. Любые издержки организации должны в результате увеличивать ее выгоды и приближать к достижению ее целей. Следовательно, если совокупные издержки на систему контроля превышают приносимые ею выгоды, от нее следует отказаться или ввести менее строгий контроль.

 
© www.textb.net