Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


4.2. Внутренняя среда организации

  Внутренние переменные. Это ситуационные факторы внутри организации. Они, как правило, являются результатом управленческих решений. Часто внутренний фактор есть нечто “данное”, что руководство должно преодолеть в своей работе. Так монотонность и усталость, связанные с работой на конвейере, нельзя преодолеть, не развалив организацию.
  Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства - это цели, структура, задачи, технология и люди.
  Цели. Организация по определению - это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, что они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или делаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Разработка целей есть мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.
  Разнообразие целей. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов, например коммерческих и государственных. Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.
  Цели подразделений. В подразделениях, также как во всей организации, необходима выработка целей.
  Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающейся различными видами деятельности. Но цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений организации.
  Структура. Структура организации - это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Здесь сосредоточим внимание на двух основных концепциях, имеющих отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля.
  Специализированное разделение труда. Характерной особенностью современных организаций является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т. е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
  Преимущества даже зачаточного разделения труда между специалистами очевидны уже у первобытных племен.
  На данный момент можно отметить, что во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.
  Объем управления. Вертикальное разделение труда, т. е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправляемого персонала.
  Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т. е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре.
  Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная “высота” структуры организации не являются функцией размера организации.
  Необходимость в координации. Если руководство не создает формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе.
  Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования.
  Задачи. Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задачи. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.
  Характеристики задач. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.
  Два других верных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. В этом смысле, можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.
  Задачи и специализация. С исторической точки зрения, изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Когда работу делят между специалистами вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку, потенциальная выгода огромная. Предприниматели еще в XVIII веке поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство. С тех пор и до совсем недавнего времени существовала тенденция расширения специализации и тем самым дробления всей работы на более мелкие операции.
  Технология. Следующая важная внутренняя переменная имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Существует определение, что технология - это средство преобразования сырья будь это медь, информация или физические материалы - в искомые продукты, или услуги.
  Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую при выходе.
  Влияние технологии на управление в значительной мере определялось тремя крупными факторами: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией; применением конвейерных и сборочных линий.
  Стандартизация и механизация. Впервые идеи стандартизации были высказаны при производстве мушкетов в армии, изготовлявшихся ранее по индивидуальным образцам. Использование стандартных частей значительно сократило стоимость производства и ремонтных работ.
  Концепция стандартизации стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг в обществе. Стандартизация и механизация, т. е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широко распространены не только в сфере производства. Приготовление дешевых продуктов в ресторанах быстрого обслуживания имеет, например, в своей основе опыт фирмы “Мак-Дональдс” в приготовлении гамбургеров.
  Конвейерные сборочные линии. В августе 1913 г. Генри Форд выступил с идеей передвижения собираемого автомобиля с помощью конвейера так, чтобы рабочие оставались на своих рабочих местах. Теперь рабочему не приходилось терять время на переход с одного рабочего места на другое, и время на сборку автомобиля “ТИ” сократилось, что привело к резкому снижению стоимости автомобиля, с 2900 долларов в 1913 году до 290 долларов в 1918 г.
  Сегодня движущиеся конвейерные линии используют все более узкую специализацию и широко применяются в промышленности. В результате стандартизации, механизации и сборочных конвейеров новые задачи и инновации стали значительно влиять на управление через организационную эффективность.
  Приведем классификации технологий по Джоам Видворд и Джеймсу Томпсону, которые отражают взаимоотношения между содержанием задач и технологией.
  Из всех существующих систем классификации типов технологий наибольшей известностью пользуется система Джоан Видворд - британской исследовательницы управлений. Изучая производственные фирмы, она выделила три категории.
  1. Единичное, малосерийное и индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя, по его спецификациям или является опытным образцом (большие компьютеры Ай-Би-Эм, Бочиги).
  2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, автоматизацией, стандартизацией, использованием конвейерной сборки. Так изготавливаются почти все потребительские товары.
  3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам проекта в больших объемах. Это сталелитейное производство, электростанции, переработка нефти.
  Классификация технологии по Томпсону
  Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон разработал для классификации технологий систему, отличающуюся, но не противоречащую предыдущей. Три категории предложены им:
  1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичными образцами такого вида технологий.
  2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Например, бюро по трудоустройству связывает продавцов и покупателей рабочей силы (промежуточное место).
  3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство. Примером такой технологии можно считать монтаж фильма (эквивалент индивидуальной технологии).
  Промышленные предприятия лучше всего отмечены категориями Будворда, а категории Томпсона, как представляется, лучше всего подходят для технологий, относящихся к другим областям. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, например: индивидуально, но дорого; массовое, но дешевле.
  Плоская технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.
  Люди. Очень важно помнить, что и организации, и руководители, и подчиненные ничто иное, как группы людей. Если руководство - отдельные менеджеры, не признают, что каждый работник представляет собою личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство, вообще говоря, достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любом модели управления, включая и ситуационный подход.
  Существуют три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:
  - Поведение отдельных людей, поведение людей в группах.
  - Характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера.
  - Его влияние на поведение отдельных людей и групп.
  Понимание и успешное управление человеческой переменной очень важно.
  Как ведет себя человек в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Нет в мире двух людей, в которых было бы одинаковое сочетание характеристик. Следовательно, вероятность того, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, практически равна нулю.
  Способности. Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности, различия в способностях в значительной степени объясняются наследственностью, но в определенной степени и приобретаются с опытом.
  Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определенную работу - это логическое средство увеличения выгоды от специализации. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предположить, исходя из оценки его способностей. Это одна из причин почему многие организации предпочитают расширять способности конкретного работника к выполнению специфической задачи путем соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы. Предрасположенность, одаренность тесно связаны со способностью. Предрасположенность - это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Это - талант, открывающийся в определенной области. Предрасположенность в определенной области обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Предрасположенность к.управлению очень важна при определении кандидата на обучение менеджменту. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую.
  Потребности. Потребность есть внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. К базовым потребностям, в основном, относятся физиологические (пища, питье, тепло), а также психологические потребности личности: в причастности, в принадлежности к обществу, группе людей. Многие люди, как представляется, имеют потребность к власти и влиянию, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базовые потребности. Если они не удовлетворены, человек бессознательно будет стремиться к их удовлетворению. Наглядный пример “опасный шут” - мольба об общественном признании и одобрении. Аналогично - поведение секретаря или менеджера, который выдает конфиденциальную информацию, чтобы повысить свою значимость.
  С точки зрения управления это означает, что организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.
  Ожидания. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно, они решают, насколько вероятно или насколько нереально совершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. И если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желанных целей или удовлетворению личных потребностей, они вероятно, не будут работать эффективно.
  Восприятие. Восприятие сильно влияет на ожидания и на все остальные аспекты поведения. Для практических целей мы определяем восприятие как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие очень важно, так как именно оно определяет, что такое “реальность” для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают, как действительно происходящее.
  Восприятие определяет испытывает ли человек потребность и каковы его ожидания в данной ситуации. То, что происходит в действительности, влияет на поведение только в той мере, в какой это воспринимается самим человеком. Например, до тех пор, пока работники не поверят руководству, что их стремление к достижению целей организации приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей - они будут вести себя соответствующим образом. Отрицательное восприятие руководства является одной из причин возникновения серьезных трудностей при любых переменах, которые объективно и очевидно полезны для работников. Известный американский врач Макецэлл Мольц подчеркивает, что наша нервная система не в состоянии отличить реальный чувственный опыт от воспроизведенного в ярких красках мысленного переживания. Но, с другой стороны, постоянное восприятие своих представлений вместо реальности есть признак шизофрении.
  Отношение. Точка зрения. Отношение - это то, что нравится и то, что не нравится, это наша неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или к любым воспринимаемым аспектам окружающей нас среды. Отношения формируют наше необъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияют на поведение (расовые, национальные предрассудки, отношение к женщинам в управлении и т. п.). Установки усваиваются под влиянием людей, с которыми мы чаще всего взаимодействуем. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности работы, стимулирования труда.
  Ценности. В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера в то, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни. Ценность всегда представляет собой субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом. Примеры жизненных ценностей: “образование - это благо”, “упорно учиться хорошо”, “демократия предпочтительнее диктатуры”, “быть богатым лучше, чем быть бедным”.
  Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения - школа, ВУЗ, воспитание, религия.
  Организации и их руководители, как можно ожидать, имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Конкретные ценности руководителей, в особенности высшего звена, часто ощущаются во всей организации и отражаются в ее целях и политике. Большинство руководителей высшего звена, уверенные в желательности высоких этических норм, выражают этические ценности в своих письменных обращениях и твердо внедряют правила, регулирующие этику поведения.
  Каждая организация, сознательно или несознательно, устанавливает свою собственную систему ценностей, формирует организационную культуру или нравственный облик организации. Как и более крупное общество, организация стремится иметь свою собственную мораль, обычаи и табу. В Америке, например, среди некоторых социальных групп происходит изменение отношения к качеству жизни как ценности, которая противопоставляется верности фирме. Например, некоторые служащие могут отказаться от перевода по службе, так как стоимость жизни в новой местности неприемлема для их уровня жизни, или из-за семейных обстоятельств.
  Влияние среды на личность и поведение. Сочетание стабильных характеристик определяет нашу личность. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде. Сегодня многие психологи полагают, что поведение человека меняется в зависимости от ситуации. Исследования Уолтера Мишеля показали, что даже такие важные черты личности, как честность и способность вызывать доверие, зависят от ситуации. Почти все честны в одних ситуациях и нечестны в других. Исследования, проведенные другими учеными показывают, что в то время, как личностные характеристики в личном окружении, действуя совместно, определяют поведение личности, ситуация имеет все же большее влияние на это поведение, чем свойства личности.
  Эти недавние выводы имеют очень большое значение, потому что они указывают на важность создания такой окружающей обстановки на работе, которая бы поддерживала тип поведения, желательный для организации. Однако результаты этих исследований не следует толковать так, что свойства и черты личности вовсе не важны. Исследования показывают, что черты личности являются сильным фактором успеха в работе. Например, Томас Харрелл из Стенфордского университета сравнивал заработки выпускников Стенфорда, обучающихся по программе магистров делового администрирования через 5, 10, 15 лет после окончания обучения. Он увидел, что те, кто зарабатывает много, добились большего успеха, имеют значительную энергию, уверенность, социальную смелость и малые опасения при принятии решений.
  Таким образом, руководители должны совершенствовать свои способности, направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, используя индивидуально-психологические особенности людей, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создавать на работе среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт. Если, например, торговая организация стремится, чтобы ее продавцы были весьма напористы и конкурентоспособны, но вели бы себя честно с покупателями, они должны стимулировать материально и морально именно эти качества и наказывать нечестность. Человек, который характеризуется высокими амбициями, самоуверенностью и решительностью, вероятно добьется относительно малого в среде, где мало поддерживают инициативу и вводят всякого рода ограничения в работе.
  Рабочая среда - это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Этих факторов очень много 60 и они тесно взаимосвязаны. Однако два аспекта окружающей среды настолько сильно влияют на характер поведения работника, что упомянуть о них необходимо. Это группы и управленческое лидерство.
  Группы. Любой человек, который принимал участие в демонстрациях, рок-концертах, спортивных представлениях, выступлениях проповедников хорошо знает, что группы могут оказывать влияние на поведение людей. Признание эффекта воздействия группы на поведение человека на рабочем месте, сделанное профессором Гарварда Элтоном Мэйо, часто рассматривается как начало бихевиористической (поведенческой) школы в управлении.
  Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормой называются стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем в большей степени ценит человек свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами.
  Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей. Примерами норм, способствующих достижению целей формальной организации, являются высокая ценность коллективизма внутри группы и поддержание открытости в общении. Групповая норма поведения, которая мешает достижению организационных целей, состоит в том, чтобы считать всякого, кто производит больше запланированного количества, “выскочкой”.
  Лидерство. Чтобы быть эффективным менеджером, надо быть эффективным лидером. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. В условиях организации существует несколько точек зрения на лидерство, одни из них касаются стиля лидерства.
  Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.
  Пример создания среды, стимулирующей наукоемкое производство, фирма “Цитсал”. “Чем быстрее происходят изменения в технологии, от которой зависит данный бизнес, тем более вероятны расхождения между объемом знаний и занимаемой должностью, так как решения принимают люди, незнакомые с технологией сегодняшнего дня. Поскольку наш бизнес зависит от собственных знаний, то, для того чтобы выжить, мы должны ежедневно обеспечивать общение людей, имеющих знания, и людей, обладающих властью. Они должны вместе принимать решение, которое будет оказывать влияние на наше развитие в последующие годы”.
  Взаимосвязанность внутренних переменных. В управленческой практике внутренние переменные никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга.
  Системная модель внутренних переменных. Именно развитие теории систем помогло создать концепцию организации как целостности, состоящей из взаимозависимых частей. Взаимосвязанность внутренних переменных можно показать в виде модели:

Модель

  Социотехнические подсистемы. Организации - это открытые системы, и внешние факторы также сильно влияют на организацию. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент(людей) и технический компонент(другие внутренние переменные).

 
© www.textb.net