Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


11.2. Анализ работ

  Анализ работ дает следующую информацию о работе:
  - общая цель - для чего существует данная должность и, в сущности, какой вклад ожидается от занимающего ее работника;
  - анализ и описание работ и ролей;
  - содержание - характер и сфера работы - выполняемые задачи, операции и обязанности - то есть процессы преобразования инвестиций (знания, навыки и способности) в продукты (результаты);
  - подотчетность - результаты или продукты, за которые работник на этой должности отвечает;
  - критерии выполнения - критерии, меры или показатели, которые дают возможность оценить выполненную работу;
  - ответственность - ответственность работника, занимающего должность, относительно масштаба и вложений в работу; объем полномочий при принятии решений; сложность, масштаб, разнообразие и запутанность решаемых проблем; количество и стоимость ресурсов, находящихся под его управлением; тип и важность межличностных отношений;
  - организационные факторы - подчинение работника, занимающего данную должность, то есть кому он/она подчиняется непосредственно (линейный менеджер) или функционально (по вопросам, связанным со специализированными областями, такими, как управление финансами или персоналом); кто прямо или косвенно подчиняется данному работнику; в какой степени он включен в групповую работу;
  - мотивационные факторы - конкретные особенности работы, которые могут мотивировать или демотивировать работника;
  - факторы развития - повышение в должности и карьерные перспективы, возможность приобрести новые навыки или специальные знания;
  - факторы среды - условия труда, охрана труда и техника безопасности, работа в ночное или вечернее время, подвижность и эргономические факторы, связанные с дизайном и использованием оборудования или рабочих мест.
  Анализ работ, по существу, представляет собой сбор данных. Основные шаги, которые предпринимаются для этого, описаны ниже.
  Основные шаги, необходимые, чтобы собрать информацию о работах, следующие.
  - Получить документы, которые дают информацию о данной работе, например руководства по организации, процедуре работы или обучению.
  - Запросить у менеджеров основные сведения, связанные с работой: общая цель, основные действия, которые должен выполнять сотрудник, ответственность, которая предполагается, взаимодействие с другими работниками.
  - Задать работникам, занимающим должность, подобные вопросы об их работе - иногда полезно убедить их вести дневник или подробные записи рабочей деятельности в течение недели или двух.
  - В отношении некоторых работ, в особенности работ, предполагающих использование навыков ручного труда или канцелярской/административной работы, наблюдать за работниками в процессе работы. Это полезно даже в отношении менеджеров или специалистов, если позволяет время.
  Существует ряд методов сбора данных для анализа работ; они описаны ниже.
  Интервью
  Чтобы узнать все особенности работы, необходимо провести интервью с работниками и уточнить полученные данные у их менеджеров или руководителей групп. Целью интервью должно быть получение всех существенных данных, относящихся к работе, в том числе:
  - название должности, которую занимает работник;
  - название должности, которую занимает его менеджер или руководитель группы;
  - названия должностей и количество подчиненных данного работника (лучше всего, если они записаны в схеме/структуре организации);
  - краткое описание (одно-два предложения) общей роли или цели работы;
  - список основных задач или обязанностей, которые работник должен выполнять; если нужно, следует уточнить, какие результаты или продукты должны быть получены в итоге, какими ресурсами работник распоряжается, какое оборудование использует, какие контакты осуществляет и как часто выполняет задачи.
  Эти основные данные можно дополнить вопросами, выстроенными с целью добиться от работников некоторой информации об уровне их ответственности и требованиях, предъявляемых к ним в работе. Такие вопросы бывает трудно сформировать и трудно дать на них ответ, имеющий существенное значение. Ответы могут быть слишком неопределенными или вводящими в заблуждение, и обычно их приходится проверять у руководителя или в последующих интервью. В конце концов, они дают работникам возможность выразить свое мнение по поводу работы и могут дать полезные идеи для дальнейших обсуждений. Эти вопросы могут касаться таких аспектов работы, как:
  - уровень испытываемого контроля и степень полномочий при принятии решений;
  - типичные задачи и количество инструкций, доступных при их решении;
  - относительная сложность выполняемых заданий;
  - навыки и квалификация, требуемые для выполнения данной работы.
  Интервью для анализа работ нужно проводить следующим образом:
  - Составить вопросы в логической последовательности, помогающей работникам, с которыми проводится интервью, упорядочить свои представления о работе;
  - Заранее выяснить необходимую информацию, чтобы определить, что работники делают: ответы на вопросы зачастую расплывчаты и могут предоставлять информацию в виде нетипичных примеров;
  - Гарантировать, что работники не смогут отделаться общим или завышенным описанием своей работы - если, к примеру, интервью является частью оценки работы, будет странно, если работники не представят свою работу в самом лучшем свете;
  - Отделить “зерна от плевел”: ответы на вопросы могут дать много несущественных данных, которые необходимо отсеять перед подготовкой должностной инструкции;
  - Получить от работников ясное изложение их полномочий в принятии решений и количества указаний, которые они получают от менеджеров или руководителей групп. Это нелегко: если спросить, какие решения вы уполномочены принимать, большинство работников будут озадачены, потому что они думают о своей работе с точки зрения обязанностей и задач, а не абстрактных решений;
  - Избегать наводящих вопросов, из которых ясно, какого ответа ожидают;
  - Предоставить работнику возможность высказаться, создав атмосферу доверия.
  Проводя интервью, полезно использовать перечень вопросов. Сложные перечни не нужны, они только вводят работников в замешательство. Суть искусства анализа работ “в его простоте”. Стоит охватить следующие моменты.
  - Как называется ваша должность?
  - Кому вы подчиняетесь?
  - Кто вам подчиняется? (Полезно иметь структурную схему организации).
  - В чем состоит главная цель вашей работы? (То есть, в общих словах, чего от Вас ожидают?)
  - Что влияет на вас в процессе достижения этой цели? (Например, ответственность перед руководством, ключевые результаты или основные задачи). Опишите, что вы должны делать, а не то, как вы это делаете. Также укажите, почему вы должны это делать, то есть те результаты, которых от вас ожидают.
  - Какие параметры используются в вашей работе? (Используйте такие термины, как план производства или продаж, количество рассмотренных вопросов, количество подчиненных, количество клиентов).
  - Что еще вы можете рассказать о вашей работе в дополнение к сказанному, например:
  - насколько ваша работа сопряжена с другими работами в вашем отделе или в других подразделениях компании;
  - каковы требования к гибкости (разнообразны ли задачи, которые вы должны решать);
  - каким образом перед вами ставят задачи и каким образом рассматривают и утверждают вашу работу;
  - ваши полномочия в принятии решений;
  - с кем вы контактируете внутри и вне компании;
  - какое оборудование, механизмы и инструменты вы используете;
  - другие характерные особенности вашей работы такие, как командировки, напряженность, требования к выносливости, работа в ночное или вечернее время, опасная работа;
  - с какими основными проблемами вы встречаетесь, выполняя вашу работу;
  - какие знания и навыки вам необходимы, чтобы выполнять свою работу.
  Цель данного перечня - структурировать интервью при анализе работ в соответствии с вышеприведенными заголовками.
  Рекомендуется всегда уточнять информацию, предоставленную работниками, у их менеджеров или руководителей групп. Взгляды на работу могут быть различны, и все они должны быть приведены в соответствие. Помимо организационных проблем, анализ работ часто обнаруживает и такие проблемы. Эта информация может принести дополнительную пользу от процесса анализа работ.
  Преимущества метода интервью состоят в том, что он очень гибкий, может предоставить всестороннюю информацию и его легко организовать и подготовить. Однако сам процесс интервью может отнимать много времени, а его результаты иногда не легко анализировать. В этом причина того, что в большинстве случаев при ведении анализа используются опросные листы, которые дают предварительную информацию о работе, ускоряя этим процесс интервью или даже полностью заменяя, хотя это средство может упустить многие “изюминки” работы, то есть того, что она представляет собой в реальности, а эти особенности необходимы для достижения максимально полного понимания роли работника.
  Опросные листы
  Работники могут заполнять опросные листы, которые содержат вопросы, включенные в вышеприведенный перечень, а их менеджеры или руководители групп могут подтвердить их. Опросные листы экономят время интервью, фиксируя исключительно связанную с фактами/фактическую информацию и давая аналитику возможность заранее составить вопросы так, чтобы охватить те области, которые требуют более глубокого исследования.
  Преимущество опросных листов состоит в том, что они могут быстро и дешево давать информацию о большом количестве работ. Однако для них требуется большая выборка, а построение опросного листа - работа, которая требует квалификации и может быть выполнена только на основе некоторого предварительного сбора данных на местах. Перед началом полномасштабного использования опросного листа настоятельно рекомендуется провести его пробное испытание. Точность результатов также зависит от желания и способности заполнить опросной лист. Многим трудно выражать свое представление о работе в письменной форме, даже если они хорошо знают и выполняют ее.
  Перечни и шкалы
  Контрольный перечень, который дается работникам для заполнения, похож на опросный лист, но ответы требуют меньше субъективных суждений и предлагают варианты ДА или НЕТ. Перечни могут включать до 100 видов деятельности; работники отмечают галочкой те задачи, решение которых подразумевает их работа.
  Как и опросные листы, перечни необходимо тщательно готовить, а важным является испытание на местах. Оно гарантирует, что инструкции по выполнению удовлетворительны, и что ответы имеют смысл. Перечни можно использовать только при большом количестве работающих на данной должности. Если выборка меньше 30, результаты могут быть непредсказуемыми.
  Оценочные шкалы представляют собой улучшенный вариант относительно грубого перечня. Как и перечень, они предлагают работникам список видов деятельности. Однако вместо простой просьбы отметить те из них, которые работники выполняют, шкалы предлагают оценить их (обычно от одного до семи), в соответствии с количеством времени, затрачиваемым на эту деятельность и иногда важностью задачи. Эти шкалы могут иметь такой вид, как показано в табл. 11.2.1.

Таблица 11.2.1. Пример оценочной шкалы для анализа работ

Таблица 11.2.1. Пример оценочной шкалы для анализа работ

  Наблюдение
  Наблюдать означает изучать работников за работой, подмечая, что они делают, как это делают и сколько времени на это уходит. Этот метод можно использовать, смотря по ситуации, там, где относительно малое количество ключевых работ, и необходим глубокий анализ. Но его применение требует много времени, и его трудно осуществить в отношении работ, подразумевающих в основном недоступную для наблюдения умственную деятельность или высококвалифицированный ручной труд, в котором действия выполняются слишком быстро, чтобы безошибочно их замечать.
  Самонаблюдение
  Можно попросить работников проанализировать собственную работу и подготовить ее описание. Это значительно экономит аналитику время, которое он может потратить на проведение интервью или наблюдение за работником. Однако работникам не всегда легко это сделать, возможно, потому что то, что они делают, в значительной мере составляет часть их самих, и им трудно разделить информацию на различные элементы. Поэтому в большинстве случаев требуется некоторое руководство. Если в опрос вовлечен целый ряд работников (например, они должны оценить работы), рекомендуется провести специальные учебные занятия, на которых они смогут попрактиковаться в анализе своей собственной работы и работы других людей. Используя этот метод можно пойти еще дальше: собрать работников вместе, под руководством специалиста по анализу работ провести анализ и тут же составить должностные инструкции. Никогда не помешает сделать образец должностной инструкции, который показывает требуемую форму.
  Дневники и рабочие журналы
  Этот подход требует от работников, чтобы они анализировали свою работу, отмечали свои действия в дневниках или рабочих журналах. Специалист по анализу работы может взять их за основу для составления должностных инструкций. Работникам необходимо разъяснить, каким образом вести дневник или рабочий журнал. Их можно попросить описывать обычный день час за часом или записать свои действия в форме рассказа по окончании какого-либо периода времени, обычно дня. Дневники и рабочие журналы лучше всего использовать в достаточно сложной управленческой деятельности и там, где у работников есть необходимые аналитические навыки и способность выражать свои мысли в письменной форме.
  Выбор метода
  При выборе метода анализа работ основными критериями являются цель использования, его действенность в отношении получения требуемых данных, уровень специальных знаний, необходимых для проведения анализа, и имеющиеся в наличии ресурсы и время. Далее кратко изложены преимущества и недостатки каждого метода:
  - Интервью. Это основной метод и, по сути, наиболее широко применяемый. Он требует навыков и времени. Специалистам по анализу работ необходима подготовка. Использование перечня вопросов повышает эффективность;
  - Опросные листы, перечни и шкалы. Они могут быть полезны, поскольку помогают работникам описать их деятельность и экономят время на интервью. Однако необходимо уделять большое количество времени на составление и оценку опросных листов, которые, в идеале, должны быть связаны с конкретной работой. Они могут не обнаружить всех особенностей работы. Если они чрезмерно обобщены, работникам будет очень легко давать неопределенные или бессвязные ответы;
  - Наблюдение. Самый точный метод для анализа содержания работы (того, что работники действительно делают). Однако он требует много времени, и поэтому используется редко, исключение составляет подготовка детального описания физических или канцелярских работ с целью обучения;
  - Самонаблюдение. Это самая быстрая и экономичная форма анализа работ. Однако она опирается на часто ограниченную способность людей описывать собственную работу. Поэтому им нужно дать указания в форме опросных листов и перечней;
  - Дневники и рабочие журналы. Наиболее полезны в отношении управленческого труда, но чересчур многого требуют от работников, и могут возникнуть затруднения при их анализе;
  - Анализ иерархии задач. Этот метод дает полезную структуру для анализа работ с точки зрения продуктов (особенно полезная черта этого подхода), планов (вложений) и взаимоотношений. Его можно использовать, анализируя данные, полученные с помощью интервью или других методов.
  Возможно, самым широко применяемым методом является интервью, которое дополняют опросными листами. При проведении крупномасштабной оценки работ ключевые “эталонные” работы, на которых эта оценка будет основываться, можно анализировать с помощью интервью, тогда как опросные листы используются для других работ.

 
© www.textb.net