Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


2. Законы, регламентирующие функционирование организаций

  Закон синергии
  Синергия (от греч. synergia - сотрудничество, содействие) означает совместное и однородное функционирование элементов системы.
  Закон синергии определяет приращение энергии. В любой организации возможен как прирост энергии, так и снижение общего энергетического ресурса по сравнению с простой суммой энергетических возможностей входящих в нее элементов.
  Энергетический потенциал деловой организации показывает ее возможности в достижении поставленной цели, эффективного использования как материальных факторов (территория, техническая оснащенность, денежные средства, оборотные фонды), так и социально-психологических факторов (уровень профессиональной подготовки персонала, социально-психологический климат в коллективе). Степень реализации потенциальных возможностей организации зависит от эффективности работы звена управления. При этом может быть достигнут как положительный, так и отрицательный эффект. Низкий уровень реализации энергетического потенциала организации может быть обусловлен неэффективным использованием таких факторов, как менеджмент, отсутствие в коллективе лидера, недостаточная квалификация или пассивность персонала, слабая техническая оснащенность, использование устаревших технологий управления. Поэтому задача менеджера заключается в том, чтобы найти нужный набор этих факторов, который позволит повысить синергию организации. Применительно к социальным организациям закон синергии проявляется в частности, в приросте энергии, превышающем сумму индивидуальных усилий членов организации.
  Наиболее важной особенностью действия закона синергии в рамках социальных организаций является возможность управления приростом энергии. В деловых организациях это выражается в целенаправленном регулировании энергетического и производительного потенциала. Синергетическим эффектом можно считать усиление результатов в совместной деятельности в ре - зультате совпадения набора факторов (элементов) и оптимального сочетания их характеристик.
  Например, в медицине синергия определяется комбинированным действием лекарственных веществ на организм; в другой социальной организации синергетический эффект основан на использовании суммарных усилий коллектива организации либо на разделении трудового процесса по различным специализациям . Наиболее значимый синергетический эффект достигается при правильном использовании современных технологий работы в сочетании с процес - сами разделения труда и современной организацией управления.
  В связи с этим в организации должна быть разработана система мероприятий социального и экономического характера, направленная на решение задачи обеспечения положительного синергетического эффекта.
  К экономическим мероприятиям повышения синергетического эффекта организации относятся: возможность участия работников в распределении общей прибыли, различные формы поощрения по итогам работы организации в целом, участие в акционировании, награждение бесплатными акциями и т. п.
  К социальным мероприятиям относятся: мероприятия по проведению досуга и отпуска, бесплатное медицинское обслуживание, оказание помощи при решении личных и семейных проблем.
  К психологическим мероприятиям относятся: встречи с представителями руководства, профессиональной учебы работников.
  Для всех звеньев организации необходима специальная система мотиваций, эффективная система контроля и оперативной коррекции проводимых мероприятий.
  Для оценки эффективного использования энергетического потенциала организации на сегодняшний день используют показатели деятельности анализируемой организации по сравнению с работой другой аналогичной организации. В таблице 1 приведен перечень основных показателей, позволяющих сделать заключение по использованию синергетического эффекта на основе метода сравнительных оценок.
  Количественная оценка эффективного использования синергетического потенциала организации может быть определена методом экспертных оценок путем тестирования социально-психологического состояния личности.

Таблица 1. - Основные показатели созидательного синергетического эффекта

Таблица 1. - Основные показатели созидательного синергетического эффекта

  Закон самосохранения и борьба за выживание
  Закон самосохранения утверждает, что любой организации как социально-экономической системе присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет оптимального использования кадровых и материальных ресурсов.
  Деловая организация представляет собой некоторую самостоятельно существующую систему, подобно живому организму, который появляется на свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет, умирает. Организации присуще стремление к самосохранению. Самосохранение позволяет организации продолжить свое существование даже после достижения поставленной цели.
  В конкурентной борьбе при рыночных отношениях происходит естественный отбор организаций. Выживает та, которая удовлетворяет потребностям общественного развития. Потому при создании организации выбор целей и социальной миссии является самым ответственным моментом в стремлении к выживанию. Кроме того, на обеспечение существования организации и дальнейшего ее развития оказывают факторы внутренней и внешней среды, представляющие угрозу ее жизнедеятельности. Эти факторы разбиты на две группы: позитивные и негативные.
  Позитивные факторы - ресурсы, повышающие возможности организации в борьбе за выживание. Организация способна к выживанию и устойчивому развитию только в том случае, если энергетический потенциал позитивных факторов превышает соответствующий показатель негативных факторов.
  Внутренние факторы, влияющие на жизнедеятельность организации, делятся на факторы материального характера (наличие денежных средств, состояние материально-технической базы, технологии работы и т. п.); социально-психологические факторы (профессиональная и психологическая пригодность персонала к выполнению возложенных на них обязанностей, показатели общей психологической атмосферы в коллективе: отношение к руководству, конфликтность, способность работать в часто меняющихся или экстремальных условиях и т. д.); личность менеджера, его инициативность, профессионализм, общая культура, коммуникабельность, организаторские способности, стремление к использованию новаций в управленческой деятельности и т. д.
  Факторы внешней среды. К ним относятся:
  - международные факторы;
  - экономические факторы;
  - рыночные факторы;
  - технологические факторы;
  - социальные факторы;
  - политические факторы.
  Основные факторы внешней среды сгруппированы в таблице 2.
  Международные факторы. К ним относятся взаимоотношения между государствами, соглашения по тарифам и торговле между странами, законодательные основы различных стран. Деловые организации, которые стремятся выйти на международный рынок, должны отслеживать политику других стран, предусматривающую меры по защите или расширению национального рынка.
  Политические факторы. Это государственный строй, законодательная и нормативная деятельность федерального правительства и органов местной власти, уровень правового регулирования экономической деятельности, состояние кредитной политики, протекционизм в таможенной политике.

Таблица 2. - Основные факторы внешней среды

Таблица 2. - Основные факторы внешней среды

  Экономические факторы. Темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, способность управления финансами на государственном уровне, условия предоставления кредитов, уровень цен, платежеспособность населения и предприятий, уровень безработицы в стране.
  Рыночные факторы. Спрос и предложение, демографическая ситуация, уровень конкуренции, емкость рынка, защищенность организации в рамках выбранного сегмента рынка.
  Технологические факторы. Наличие нововведений, использование новейших достижений передовых стран мира, технические новации, современные информационные технологии (Интернет), новые технологии управления организациями, финансовыми потоками, использование автоматизированного сбора, обработки и передачи информации.
  Социальные факторы. Обостренные национальные чувства (покупать только отечественные товары, не покупать товары у лиц определенных национальностей), неоднозначное отношение к предпринимательству, изменение общественных ценностей, развитие движения в защиту потребителей.
  Опыт работы деловых организаций в условиях становления рыночных отношений показывает, что чаще всего ликвидация организаций связана в основном с неэффективным менеджментом. Из закона самосохранения следует, что прибыль не является главной целью организации, потому что она является сугубо внутренней проблемой. Использование прибыли как главного фактора самосохранения предприятия привело к их самоликвидации. В настоящее время организации такого типа могут существовать очень короткое время и только на новых сегментах рынка.
  Основой борьбы за самосохранение организаций является способность приспосабливаться к внешней среде, уметь использовать происходящие в ней изменения в своих интересах. Для оценки «запаса прочности» деловой организации необходимо пользоваться понятием устойчивого и неустойчивого рав - новесия баланса позитивных и негативных факторов. Состояние устойчивого равновесия отличается тем, что если отрицательные возмущающие воздействия на организацию не превосходят некоторого порогового значения, то организация быстро приспособится к новым условиям окружающей среды и вновь вернется в устойчивое состояние. Организация, находящаяся в состоянии неустойчивого равновесия, даже при незначительных возмущающих воздействиях теряет свою устойчивость.
  Устойчивое состояние функционирования организации является необходимым элементом при создании инвестиционной привлекательности деловой организации.
  Неустойчивость функционирования организации может быть обусловлена не только материальными, но и психологическими факторами, такими как высокий уровень конфликтности коллектива, безынициативность менеджера и т. п., что затрудняет заключение долгосрочных партнерских отношений, предоставление кредитов, выделение инвестиций.
  Для обеспечения устойчивости функционирования организации необходимо осуществлять мероприятия:
  1. Организационно-экономического характера:
  - создание резервного денежного фонда;
  - увеличение доли высоколиквидных материальных фондов;
  - использование диверсификации деятельности;
  - установление постоянных партнерских отношений;
  - использование контрактов форвардного типа;
  - совершенствование структуры управления;
  - автоматизация производства;
  - использование ноу-хау и освоение новых технологий работы;
  - активизация маркетинговых исследований с целью выявления новых возможностей организации.
  2. Мероприятия социально-психологического характера:
  - разработка системы повышения профессиональной пригодности персонала;
  - регулярная оценка уровня профессиональной и психологической пригодности персонала;
  - улучшение социально-бытовых условий;
  - разработка системы мотиваций экономического и социального характера;
  - создание кадрового резерва из людей, входящих в состав организации и из внешней среды;
  - проведение мероприятий по борьбе с конфликтными ситуациями;
  - разъяснение сотрудникам значимости их труда в обеспечении устойчивого существования организации.
  При разработке мероприятий в первую очередь должно быть выполнено диагностическое обследование, при котором составляется перечень проблемных ситуаций, которые могут привести к краху в случае изменений условий существования.
  Составление списка потенциальных угроз существованию организации, анализ этих угроз и предварительная разработка сценариев поведения в экстремальных ситуациях значительно повышают шансы выживания деловой организации.
  Закон развития деловых организаций
  Организация является сложным объектом, в состав которого входят люди, оборудование, здания, информационная среда и т. п. Как и любой другой живой организм, организация имеет свое прошлое, существует в настоящем и планирует будущее.
  Закон развития гласит: в процессе жизнедеятельности организации происходят необратимые и закономерные изменения, направленные на максимальное использование энергетического потенциала для достижения поставленной задачи, в результате чего происходит качественное изменение состояния организации.
  Для организации так же, как и для других многих явлений, применимо понятие жизненного цикла. Схематически его можно представить в виде основных этапов жизнедеятельности организации: создание, рост, стабильность, спад, ликвидация, рис. 6.

Рисунок 6. - Жизненный цикл организации

Рисунок 6. - Жизненный цикл организации

  В начальный момент времени Т0 ресурс организации не может быть нулевым. Исходной точкой создания организации (Т0 - Т1) является определение цели.
  Цель - это предвосхищение результатов, на достижение которых направлена деятельность организации.
  Цель деловой организации должна соответствовать запросам потребителей, решать социально-значимые проблемы, стоящие перед обществом.
  Основой существования организации является коммерческая идея, т. е. предвидение того, каким путем она будет зарабатывать деньги, и какой будет получать доход. Прибыль должна рассматриваться как один из критериев успеха, а не как самоцель.
  Основной целью организации должно быть эффективное и быстрое развитие, которое решается за счет освоения и расширения рынка, внедрения новых технологий работы или выпуска новой продукции, решения актуальных социальных задач.
  После установления цели необходимо определить, реализуема ли эта цель. Для этого проводятся следующие действия:
  - анализ возможностей организации;
  - анализ внешней среды;
  - выявление набора подцелей путем прогнозирования;
  - морфологический анализ;
  - анализ исходной позиции.
  Анализ возможностей организации. Проводится комплексный анализ энергетического потенциала организации, т. е. определение соответствия цели существующим возможностям организации и возможности дальнейшего развития.
  Анализ внешней среды. Проводится детальный анализ субъектов, объектов , факторов и явлений внешней среды, связь с государством, состояние рынка, запросов потребителя, поведения конкурентов, работа банков и инвестиционных компаний.
  Выявление набора подцелей путем прогнозирования. Просмотр альтернативных целей, соответствующих выбранному направлению деятельности организации; просмотр сценариев возможного поведения организации в будущем с учетом возможных поведений во внешней среде.
  Морфологический анализ. Этот вид анализа обеспечивает предсказание действий организации в условиях изменения тенденций развития как самой организации, так и окружающей среды.
  Анализ исходной позиции. Предусматривает ответы на следующие вопросы:
  - соответствует ли цель возможностям организации;
  - верны ли выдвинутые коммерческие цели;
  - как будет осуществляться борьба за выживание организации при неблагополучном развитии событий (оценка опасности).
  Следующим этапом развития организации является выбор стратегии, которая определяет последовательность действий организации на всех этапах ее развития, начиная от создания и кончая ликвидацией.
  Стратегия - это составная часть искусства управления организацией, которая охватывает вопросы теории и практики развития организации. Иначе говоря, стратегия - это общий план ведения конкурентной борьбы. Существуют три основных этапа базовых стратегий развития:
  - ограниченный рост (ОР);
  - рост (Р);
  - сокращение (С).
  Ограниченный рост. Эта стратегия применяется в сложившихся отрас- лях со стабильной технологией. Если результаты работы фирмы устраивают ее руководителей, то эта стратегия сохраняется продолжительное время как наименее рискованный путь.
  Рост. Эта стратегия применяется в динамически развивающихся отраслях с быстроменяющейся технологией или неосвоенным сектором рынка. Характерен прирост показателей развития предприятия.
  Сокращение. Эта стратегия выбирается, когда наблюдается устойчивая тенденция к снижению показателей работы организации. Характерно ус - тановление целей ниже результатов, достигнутых в прошлом.
  Наиболее характерна тенденция использования организациями комбинированной стратегии, которая допускает использование различных стратегий в случае реализаций нескольких целей.
  В настоящее время, в условиях переходного периода экономического развития страны, при выборе стратегии развития организации необходимо учитывать дополнительные базовые стратегии развития организаций. В их число включаются следующие стратегии:
  - минимизация издержек;
  - сокращение рисков;
  - накопление ресурсов;
  - расширение рынков;
  - выбор ассортимента;
  - среда обитания;
  - координация действий партнеров.
  1. Стратегия минимизации издержек. Сформулировать ее можно таким образом: произвести или купить как можно дешевле, а продать как можно дороже и быстрее при минимальных расходах на персонал, перевозку грузов и складирование.
  2. Стратегия минимизации рисков. Эту стратегию не могут выбирать организации, которые находятся на стадии развития и роста, так как они заранее обрекают себя на неудачу. Начало работы организации, как и освоение нового дела, сопряжено с высокими рисками.
  Стратегии минимизации рисков, как правило, придерживаются крупные организации, способные диверсифицировать свою деятельность. Им удается минимизировать риски без потери темпов развития, работая одновременно на нескольких сегментах рынка.
  Малые и средние предприятия могут использовать эту стратегию, если в своей работе они ориентируются на деятельность более крупной компании.
  3. Стратегия накопления ресурсов. Выполнение этой стратеги возможно только при условии, если продвижение товаров на рынки позволяет накапливать инвестиционный ресурс. Для ее реализации используется вложение денег в ликвидные ценные бумаги. Применяется, главным образом, в тех случаях, когда проведение работ по расширению рынка нецелесообразно, к примеру, из-за очень высоких издержек.
  4. Стратегия расширения рынка. Суть ее состоит в том, что получаемая прибыль расходуется на развитие системы сбыта. Основной принцип ее выглядит таким образом: например, профинансировали создание торговой точки, затем продали ее, а вырученные деньги вложили в создание новой торговой точки. Эта стратегия по силам только достаточно крупной деловой организации, так как требует значительных материальных и трудовых затрат.
  5. Стратегия структуризации среды обитания. Средой обитания организации, кроме производства, являются финансовые институты, транспортные компании и другие службы, которые занимаются продвижением товаров на рынки. Поэтому среда обитания - важнейший фактор успешного развития любой деловой организации. Реализация стратегии во многом зависит от среды обитания, т. е. деятельности банков, крупных финансовых компаний. Эта стратегия может быть реализована только при условии, что все партнеры полностью осознают важность общих корпоративных интересов, стремятся укрепить свои отношения путем совершенствования единой структуры бизнеса.
  6. Стратегия выбора ассортимента. Суть ее состоит в том, чтобы организация четко представляла себе тот сектор рынка, на котором она будет действовать. Данная стратегия несовместима с принципом: чем ассортимент шире, тем лучше. Важна оптимизация ассортимента.
  7. Стратегия координации действий партнеров. Эта стратегия наиболее сложная, так как предполагает обязательное наличие сформированной структуры и осуществляется специально предусмотренными координирующими органами. Данная стратегия ориентирована на работу организаций в едином информационном пространстве и не может осуществляться какими-то отдельными фирмами. Координация действий партнеров возможна при объединении партнеров типа холдинговой компании или финансовопромышленной группы.
  Любое стратегическое направление развития организации базируется на постоянстве партнеров. Так, расширение рынка не может происходить за счет уменьшения количества стратегических партнеров. Поиск взаимопонимания в рамках реализации общей стратегии - это основная задача каждой развивающейся организации.
  Выбор базовых стратегий осуществляется с помощью модели принятия решений в рамках ситуационного подхода. Применив этот метод к проблеме выбора стратегической концепции, можно получить модель, позволяющую определить в зависимости от условий работы набор базовых стратегий для конкретного предприятия, рис. 7.
  В качестве условий, определяющих основную стратегию действия предприятия или объединения предприятий, были выделены такие признаки:
  - ориентация на долгосрочное развитие;
  - начало работы или продолжение деятельности;
  - наличие инвестиционного ресурса или возможность привлечь заемные средства на цели развития;
  - размер предприятия;
  - наличие или отсутствие сформированной среды обитания.
  Согласно модели (рис. 7), выбору стратегии или набору базовых стратегий соответствуют точки принятия решения, расположенные на вершине графа, а условия работы предприятия соответствуют движению вдоль дуг графа. Каж - дой точке принятия решения поставлен в соответствие некоторый набор стратегий, рекомендуемых предприятию. Если это не так, то для принятия решения требуется дополнительная информация об условиях работы предприятия, что соответствует обязательному переходу к следующей вершине графа.
  Каждому набору условий работы соответствует некоторый путь на графе. В набор рекомендованных стратегий должны входить все стратегии, соответствующие точкам принятия решений, через которые проходит этот путь. Основная стратегия предприятия будет представлять собой выборку из набора рекомендованных базовых стратегий.
  Таким образом, для каждого конкретного набора условий работы предприятия может быть принято 2n-1 решений о выборе основной стратегии, где n - размер набора рекомендованных стратегий.

Рисунок 7. - Модель принятия решения о выборе стратегии развития организации

Рисунок 7. - Модель принятия решения о выборе стратегии развития организации

  Закон композиции и пропорциональности
  Закон утверждает, что в рамках достижения единой цели существует объективная тенденция организаций к созданию устойчивых объединений с соблюдением принципов соразмерности и пропорциональности.
  Что касается деловых организаций, то применительно к ним этот закон выражается в стремлении к работе с добросовестными и надежными партнерами. Для организаций производственного типа в качестве надежных партнеров должны выступать поставщики сырья, материалов, комплектующих изделий; организации, осуществляющие сбыт продукции. При этом обязательно должен соблюдаться принцип пропорциональности или соотносительности всех составных элементов объединенной организационной системы.
  Организация представляет собой единый, целостный, развивающийся объект, для которого характерна тенденция к объединению. Указанная тенденция реализуется прежде всего в желании выбрать оптимальную структуру и создать благоприятную среду обитания. На этом фоне происходит активное формирование объединений. Примером могут служить объединения организаций по отраслевому и региональному признаку (банковские пулы, финансовопромышленные группы, холдинги, корпорации и др.). Основные цели, преследуемые организациями при создании объединений, следующие:
  - минимизация издержек;
  - получение дополнительной прибыли;
  - снижение рисков;
  - создание устойчивой среды обитания;
  - совместное планирование и пропорциональное распределение работ;
  - консолидация финансовых и материальных ресурсов;
  - реализация общих проектов;
  - освоение новых технологий.
  Для России характерно наличие трех мощных факторов, необходимых для объединения организаций:
  - общее состояние экономики страны;
  - деятельность банков;
  - внедрение новых рыночных технологий ведения бизнеса.
  Объединения могут создаваться и на базе акционерного капитала, на основе кооперации действий, по типу ассоциаций и т. п., но при этом они должны иметь единую цель.
  Одна из основных функций объединения - создание структурных взаимосвязей и разработка общей системы управления с выработкой единых правил взаимодействия. Примером достаточно распространенного способа создания объединений является объединение типа франчайзинга на базе крупных деловых организаций производственного типа.
  Для обеспечения, например, доведения продуктов питания от производителя к потребителю может служить простая схема объединения - по технологической цепочке, рис .8.

Рисунок 8. - Типовая схема взаимодействия группы предприятий

Рисунок 8. - Типовая схема взаимодействия группы предприятий

  Эту схему можно усовершенствовать и создать объединение из пяти организаций разного профиля, работающих под контролем одной из них - головной фирмы, рис. 9.
  Наиболее характерной схемой объединения является объединение, построенное на основе участия в управлении одновременно нескольких юридических лиц. Такой принцип управления называется дивизиональным.
  Центральным исполнительным органом объединения является Совет директоров, принимающий коллегиальные решения большинством голосов. Взаимоотношения между директорами регулируются с помощью договоров о сотрудничестве. Формы договоров утверждаются президентом или генеральным директором объединения. В финансовом плане сохраняется определенная независимость звеньев. Директора каждой отдельной фирмы самостоятельно распоряжаются ресурсами руководимых ими компаний.
  В России используются следующие виды объединений: финансовые компании, финансово-промышленные группы, холдинги, банковские пулы, кластеры.
  Кластер - среда, в которой функционируют организации разного профиля, обслуживающие один или несколько секторов рынка. Кластер образуется на базе организаций, обеспечивающих реализацию продукции.

Рисунок 9. - Усовершенствованная схема взаимодействия

Рисунок 9. - Усовершенствованная схема взаимодействия

  Основная цель кластера - доведение готовой продукции до потребителя с наименьшими потерями и затратами. Кластер не является обособленной замкнутой системой. У него есть вход, воспринимающий внешние возмущающие воздействия, такие как поставка определенной продукции в виде сырья и полуфабрикатов, и выход в виде готовой продукции. Кластер находится в финансовых отношениях с государством, перечисляет налоги и отчисления в бюджет государства. В случае необходимости привлекает средства из централизованных источников, государственное кредитование и инвестиции, участвует во внешнеэкономической деятельности. В кластер обязательно входят организации, осуществляющие закупку сырья, и организации, реализующие готовую продукцию. Как внутри, так и вне кластера существуют сложные финансовые взаимоотношения, поэтому в его структуру входит банк. Кроме того, для обеспечения реализации продукции в структуру включаются торговые организации и транспортно-экспедиционные службы.
  В основу построения кластера как организационной структуры, способствующей продвижению товара на рынок, должна быть положена схема взаимодействия: производитель - магазин - покупатель, рис. 10.

Рисунок 10. - Ядро построения кластера

Рисунок 10. - Ядро построения кластера

  Значительное снижение рисков в таких объединениях достигается благодаря тому, что инкассация выручки от продажи товара производится через собственный банк. Для обеспечения доведения товара от производителя к потребителю в состав кластера включается транспортная компания, которая осуществляет перевозку готовой продукции на склады оптовой фирмы, затем в магазины, а иногда и покупателю. В качестве центрального исполнительного органа в кластере действует Совет директоров, в который входят руководители всех организаций, образующих объединение. Взаимоотношения директоров регулируются общим Уставом, принятым Советом и утвержденным президентом, который осуществляет контроль за финансовой деятельностью и информационным обменом всех организаций объединения. В остальных вопросах руководителям организаций объединения предоставляется полная самостоятельность.
  Закон информированности и упорядоченности Этот закон означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией.
  В современном обществе уровень развития организации определяется не только обеспеченностью сырьем, материалами, оборудованием, финансами и т. д., но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет эта организация.
  Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации, что требует затрачивать на ее отбор и обработку большое количество времени и средств для поиска нужной информации.
  Достоверность информации - необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.
  Упорядоченность информации - структурирование и распределение информации по степени важности для решения задач управления организацией.
  В современной перенасыщенной информационной среде доступны огромные объемы информации, но далеко не все можно использовать для деятельности организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.
  Не менее важен такой фактор, как объем информации, так как чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше шансов достичь устойчивого развития.
  Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому для деловой организации важна и ценность информации.
  Ценность информации определяется такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.
  Оперативность - своевременность получения информации. Запаздывание получения информации отрицательно сказывается на работе организации. В сложных многоуровневых системах управления деловой организацией скорость прохождения информации настолько замедляется, что зачастую приходится принимать решения на основе уже давно устаревшей информации, что отрицательно влияет на деятельность организации.
  Надежность информации определяется степенью ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления.
  Достоверность получаемой информации целесообразно разделить на три информационные категории:
  - информационные сообщения, получаемые из источника, о котором вы собираете информацию;
  - информация, полученная из независимых источников;
  - информация, полученная из неофициальных источников.
  Информация, входящая в первую категорию, собирается из опубликованных материалов о деятельности интересующего предприятия: каталоги, проспекты, рекламные сообщения, статистическая отчетность, сведения о финансовой деятельности; высказывания сотрудников предприятия во время официальных мероприятий и личных контактах.
  Информацию, относящуюся ко второй категории, можно получить от организаций, которые сотрудничают с интересующим нас предприятием; в государственных контрольных органах (судебные, исполнительные и налоговые инспекции).
  Информация, относящаяся к третьей категории, получается из неофициального общения, называется слухами. Она считается ненадежной информацией, но тем не менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.
  Для обеспечения недоступности закрытой информации для сторонних лиц вводится понятие «гриф информации». Гриф информации в современных условиях приобретает особое значение, поскольку с этим понятием связана информация о государственной или коммерческой тайне.
  В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:
  - информационный обмен с окружающей средой;
  - коммуникации внутри организации.
  Информационный обмен с окружающей средой включает:
  - входную информацию;
  - выходную информацию.
  Входная информация включает следующие виды информации:
  - информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);
  - информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;
  - информацию о социально-экономическом состоянии общества.
  Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность - это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.
  Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров, участие в выставках, проведение презентаций.
  В рамках действия закона информированности и упорядочности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые проходят в соответствии с иерархической структурой. Выделяются восходящие и нисходящие информационные потоки, т. е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот.
  Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неофициальными группами и межличностные коммуникационные связи.
  Для координации информационных потоков в организации создаются специальные информационные службы.
  Информационная упорядоченность организационной системы определяется структурой организации, которая является одним из важнейших элементов ее информационной среды. Существующий в организации информационный порядок является вполне самостоятельным объектом, не зависящим от смены руководства, реорганизаций. Организация будет продолжать работать, используя имеющиеся источники информации.
  Большое влияние на сегодняшний день оказывают новые информационные технологии на развитие деловых организаций. Стремительное развитие технологий управления, основанных на использовании электронной вычислительной техники и современных средств коммуникаций, значительно расширило возможности организации в деле решения задач обеспечения полноты и упорядоченности информации. Процедуры управления производством и реализацией товаров, основанные на использовании сетевых информационных технологий, ведут к серьезным изменениям всех этапов процесса движения продукции от производителя до потребителя. Использование современных сетей связи, например, Интернет, обеспечило доступ к информации внешних организаций, расположенных во всех частях света, к централизованным базам данных, которые представляют собой огромные по объемам хранилища упорядоченной информации. Создаваемые в сети электронные представительства, которые являются виртуальным отображением организации, доступны людям во всем мире.
  Наличие сетевых технологий способствовало повышению значимости закона информированности и упорядоченности в современных рыночных условиях.
  В теории и практике управления материальными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения появились объекты, не осязаемые в классическом смысле этого слова, которые нельзя увидеть и тем более пощупать. Эти объекты называются «виртуальными предприятиями». В переводе с английского языка, «виртуальный» - это несуществующий, воображаемый объект. Виртуальные предприятия существуют не только в сфере производства и товародвижения, но и в области управления финансовыми потоками. Появились такие понятия, как электронная коммерция, электронная торговля, виртуальный магазин.
  Электронная коммерция - это ведение бизнеса с использованием современных информационно-коммуникационных технологий. Коммерческая сделка в среде электронной коммерции понимается как коммерческая или деловая операция, совершенная через компьютерную сеть, в результате которой право собственности или право пользования вещественным товаром или услугой передается от одного лица другому. Бизнес-процессы реализуются электронным способом на основе использования информационнокоммуникационных технологий. Информация передается получателю напрямую, минуя стадию создания бумажных копий. Обеспечение деловых связей с поставщиками, дилерами и прочими бизнес-партнерами осуществляется несколькими направлениями развития бизнес-процесса: это бизнес-бизнес, бизнес-клиент, бизнес-администрация.
  Закон единства анализа и синтеза
  Закон утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза, обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели.
  Анализ или декомпозиция - это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причинноследственных связей между выделенными частями сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между этими частями целого.
  Синтез - объединение простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи.
  Изучение организаций как социально-экономических объектов предусматривает обязательное использование операций анализа и синтеза. Анализ и синтез при исследовании процессов функционирования организации настолько переплетаются, что не могут существовать друг без друга. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.
  Процессы анализа и синтеза являются основой управления любой организационной системой, предусматривают выработку и реализацию конкретных решений. Решение - это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми. С помощью управленческих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления. Использование процессов анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией, так как первым этапом принятия решения является определение цели, на достижение которой направлено это решение. Следующим этапом является процесс анализа, который обеспечит знаниями о возможностях организации для выполнения поставленной цели, ее внешние и внутренние условия, влияющие на ее деятельность. Анализ влияния каждого отдельного звена внешних и внутренних условий проводится с использованием математических и формальнологических методов. Анализ внутренней среды исследуемого объекта производится с использованием методов декомпозиции, основанных на принципах независимости, полноты отображения и слабого влияния.
  Независимость предусматривает возможность самостоятельного анализа работы каждого подразделения организации: бухгалтерии, отдела кадров, коммерческого отдела, производственных подразделений и т. д.
  Полнота отображения подразумевает, что последующее объединение элементов по установленному правилу приводит к исходной системе. Это означает, что процесс декомпозиции исследуемой системы должен строиться так, чтобы можно было осуществить обратный процесс восстановления исходной системы по ее отдельным элементам, звеньям и подсистемам.
  Слабое влияние. Этот принцип основан на том, что внутренние процес - сы, происходящие в одном выделенном элементе, не должны оказывать значительного влияния на функционирование других элементов системы.
  Различным целям анализа объекта соответствуют различные схемы декомпозиции. Так, например, при принятии решения по общим вопросам управления организацией используется организационная схема, отражающая распределение властных полномочий. При принятии решения о совершенствовании информационного обеспечения работы организации используется схема распределения информационных потоков внутри организации во взаимосвязи с внешней средой.
  В ходе проведения анализа, предшествующего принятию решения, рас - сматриваются множество объектов, событий и факторов, влияющих на деятельность организации, и, следовательно, на процесс принятия решения. Результатом является разработка рабочих гипотез о поведении объектов на период выполнения решения и оценка степени влияния каждого из событий и факторов на работу звеньев организации, принимающих участие в реализации решения.
  Гипотеза - это некоторое предположение о свойствах и дальнейшем развитии каких-либо реальных процессов.
  В процессе анализа приходится вырабатывать большое количество гипотез о поведении сторонних организаций, состоянии рыночной конъюнктуры, внутренней деятельности организации, о стабильности цен или о повышении спроса на определенный вид продукции в течение минувшего года. Для обоснования правильности принимаемого решения используются формальнологические и экономико-математические методы. Заключительный этап оценки научной ценности гипотезы предусматривает проверку ее соответствия реальности. При обнаружении заметного расхождения реальности и гипотетического предположения необходимо провести процедуру оперативной коррекции решения.
  При реализации процедур синтеза задача заключается в нахождении наиболее оптимального пути достижения цели.
  Таким образом, в рамках закона единства анализа и синтеза реализуется непрерывный цикл совершенствования системы управления организацией и корректировка ее организационной структуры.
  Специфические законы социальной организации
  Новые информационные технологии, сетевые коммуникации, автоматизация управленческого труда способствуют усилению позитивного действия объективных законов организации и совершенствованию принципов управления.
  Кроме рассмотренных выше основополагающих законов, обеспечивающих функционирование социальных организаций с учетом условий внешней и внутренней среды, не менее существенное влияние на их деятельность оказывают специфические законы, определяющие управленческую деятельность внутри организации. К специфическим законам, отражающим принципы организации управленческого труда, относятся:
  - закон своеобразия;
  - закон социальной гармонии;
  - закон социальной загрузки;
  - закон эффективного восприятия и запоминания информации;
  - закон эффективного осмысления;
  - закон установки;
  - закон устойчивости информации;
  - закон доходчивости информации.
  Закон своеобразия: для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая структура производства и управления.
  Закон социальной гармонии: в каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда сотрудников благодаря повышению их эмоционального уровня и активизации трудовой деятельности.
  Закон социальной загрузки: для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности.
  Закон эффективного восприятия и запоминания информации: процессы восприятия и запоминания информации реализуются наиболее эффективно, если они приближаются к процессу мышления.
  Закон эффективного осмысления: эффективное осмысление нового возможно только при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике.
  Закон установки: любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился.
  Закон устойчивости информации: первая информация о каком-либо событии является более устойчивой, чем повторная информация о том же событии .
  Закон доходчивости информации: доходчивость сообщения выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации.
  Специфические законы способствуют установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой частями системы. Они являются составной частью теории организации и определяют правила организации управленческого труда.

Контрольные вопросы

  1. В чем особенности социальных законов?
  2. Назовите основополагающие законы, регламентирующие функционирование социальных организаций.
  3. Сформулируйте закон синергии.
  4. Приведите конкретные примеры действия закона синергии.
  5. Какие факторы способствует выживанию организации?
  6. Как формулируется закон развития деловых организаций, на какие принципы он опирается?
  7. Как проявляется в современных условиях закон композиции и пропорциональности?
  8. Какие показатели определяют информационный ресурс организации?
  9. Что вы знаете о современных информационных технологиях?
  10. Что вы знаете о законе единства анализа и синтеза?
  11. Что такое электронная коммерция?
  12. Чем определяется информационный порядок в организации?
  13. Как специфические законы помогают повысить эффективность управленческого труда?

 
© www.textb.net