Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


1.4. Законодательное регулирование делопроизводства

  В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
  Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
  Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации». Данный закон закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Например, в главе 2 (ст. 5) говорится о документировании информации: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» (см. приложение 3).
  Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Здесь указано, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, в то же время в специальной статье (ст. 9) определяются правила оформления первичных учетных документов. В статье подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль (см. приложение 4).
  Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т. е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
  В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т. д.
  Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.
  Обязанности по хранению документов определяют статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.
  Закон «О языках народов Российской Федерации» (в ред. 24.07. 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.
  В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.
  Постановлением Правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.
  Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.
  Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например:
  - закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке;
  - постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.
  Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Контрольные вопросы и задания

  1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?
  2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?
  3. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?
  4. Что понимается под «юридической силой документа»?
  5. Как Вы понимаете процесс унификации документов?
  6. В каком документе закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?
  7. Какие организационные проблемы службы делопроизводства Вы можете выделить?
  8. Какие формы организации работы с документами существуют в практике? В чем достоинства и недостатки каждой из них?
  9. В каком документе закреплены наименования должностей работников службы делопроизводства (укажите должности)?
  10. Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.
  11. Какие федеральные законы, нормативные акты по регулированию сферы делопроизводства Вам известны?
  12. Какие требования предъявляются к инструкции по делопроизводству? Укажите структуру текста инструкции по делопроизводству.

Практикум

  1. В данной теме представлены три формы организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная и смешанная). Найдите в вашем городе предприятия (компании), использующие данные формы. Определите, есть ли взаимосвязь между общей численностью сотрудников предприятия и выбранной формой организации делопроизводства. Ответ обоснуйте.
  2. Выберите действующее в вашем городе предприятие социальнокультурной сферы и создайте проект инструкции по делопроизводству с учетом специфики данного предприятия.

 
© www.textb.net