Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


1.2. Организационное построение службы делопроизводства

  На любом предприятии решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение или одного из сотрудников. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.
  Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными, то есть создание условий для разделения труда и его специализации.
  Среди организационных проблем можно выделить следующие:
  • выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
  • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
  • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её подразделений;
  • повышение квалификации сотрудников службы.
  Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно- методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
  Под техническим аспектом понимается продуманная политика установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами.
  На сегодня в практике выработалось три формы организации делопроизводства:
  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • смешанная.
  Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного подразделения или одного сотрудника. В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов с момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочноинформационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов для их передачи в архив.
  Такая форма работы с документами является наиболее рациональной, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику и т. д. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
  Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного подразделения. Эта форма характерна для организаций и предприятий, имеющих отделы, находящиеся в различных помещениях, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности подразделений).
  Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел.
  Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция проводится для одних документов централизованно (например, в канцелярии), а для других - децентрализовано (в подразделениях). Чаще всего в подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.
  С момента образования централизованного Русского государства, в конце XV в. стали создаваться аппараты государственного управления. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы.
  В результате активной преобразовательной деятельности Петра I, в начале XVIII в. приказы были заменены коллегиями и созданы первые губернские и провинциальные канцелярии.
  В первой половине XIX в. проводятся реформы высшего и центрального аппарата государственного управления. В результате был создан Комитет министров - высшее административное учреждение. Далее были созданы первые восемь министерств.
  «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век.
  В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководителя организации. Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационноуправленческую структуру. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в нормативных документах - Положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.
  Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нем свое видение проблем делопроизводства. Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель предприятия. Как правило, такой документ включает следующие разделы:
  • общие положения;
  • основные функции и задачи;
  • обязанности, права и ответственность руководителя;
  • организация работы;
  • управление подразделением.
  При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение (см. приложение 2). Его дополняют (при необходимости - сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного предприятия.
  Для каждого работника службы делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в подразделении (см. приложение 3). Инструкция должна учитывать специфику данного предприятия.
  Инструкция состоит из разделов.
  Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, регистрация документов), порядок замещения должности (т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и т. д.), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
  Функции работника. Определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень вида работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
  Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации. Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
  Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.
  Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
  Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность её выполнения.
  Должностную инструкцию подписывает начальник отдела и утверждает руководитель предприятия. С инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.
  Помимо данных документов существует нормативный документ, регламентирующий наименования должностей работников службы делопроизводства. В настоящее время таким документом является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
  Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства или подразделением. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и отдельных сотрудников.
  Специалисты. В эту категорию включены документовед, референт, редактор, архивист, корректор и т. д. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке проектов документов.
  Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
  Известно, что в период правления Владимира I (978-1015 гг.) в Киеве, столице Древнерусского государства, существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати, «металников» - судейских секретарей, писцов при князьях и крупных феодалах и «диаков» - сотрудников, ответственных за княжеское делопроизводство.

 
© www.textb.net