Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


Приложение 5. Примерная инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ
Приказ директора
От____ №____

  Инструкция по делопроизводству в _________(Наименование организации)

  1. Общие положения
  1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-97.
  1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.
  1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное производство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами организационной техники и др., независимо от их носителей.
  1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на _____ отдел.
  2. Документация организации
  Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
  3. Правила подготовки и оформления документов
  3.1. Документирование управленческой деятельности
  Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создание управленческих документов.
  При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативноеи качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
  Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
  3.2. Бланки документов
  Документы должны, как правило, оформляться на бланках, т. е. иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.
  Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.
  Бланки документов должны иметь поля: левое и верхнее - не менее 20 мм; правое и нижнее - не менее 10 мм.
  Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
  3.3. Оформление реквизитов документов
  3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта РФ помещается на верхнем поле документа.
  3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней.
  3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
  3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
  3.3.5. Дата документа.
  Датой документа является дата его подписания или утверждения. Элементы даты должны оформлять цифровым или словесно-цифровым способом.
  3.3.6. Подпись документа.
  Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка.
  При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
  3.3.7. Согласование документа.
  При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне её.
  Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
  3.3.8. Утверждение документа.
  Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.
  3.3.9. Адресование документа.
  Документы адресуются в организации, их отделы или конкретному лицу.
  При адресовании документа в организацию или отдел без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.
  При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
  Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. В вышестоящие организации и постоянным корреспондентам адрес на документах не проставляется.
  3.3.10. Резолюция.
  В резолюции дается указание на исполнение документа.
  В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.
  На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
  4. Порядок прохождения документов внутри организации
  4.1. Регистрация документов
  Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
  Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые внутри организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
  Документы регистрируются в карточках учета. При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа, название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, срок хранения документа.
  Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.
  Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, служебная переписка и др.
  5. Контроль исполнения документов
  Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
  Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания документа или с даты поступления.
  Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
  Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
  Примечание: Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом ГОСТР 6.30-97.
  К конкретной инструкции необходимо приложить образцы внутренних документов, а также перечень документов, на которых ставится печать.

 
© www.textb.net