Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


3.3. Реквизиты документа

  Основная функция документов - сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ - наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции, состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов:
  01 - Государственный герб Российской Федерации;
  02 - герб субъекта Российской Федерации;
  03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  04 - код организации;
  05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  07 - код формы документа;
  08 - наименование организации;
  09 - справочные данные об организации;
  10 - наименование вида документа;
  11 - дата документа;
  12 - регистрационный номер документа;
  13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  14 - место составления или издания документа;
  15 - адресат;
  16 - гриф утверждения документа;
  17 - резолюция;
  18 - заголовок к тексту;
  19 - отметка о контроле;
  20 - текст документа;
  21 - отметка о наличии приложения;
  22 - подпись;
  23 - гриф согласования документа;
  24 - визы согласования документа;
  25 - оттиск печати;
  26 - отметка о заверении копии;
  27 - отметка об исполнителе;
  28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  29 - отметка о поступлении документа в организацию;
  30 - идентификатор электронной копии документа.
  Ознакомимся с реквизитами.
  Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации.
  Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.
  Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
  Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23.09.1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.
  Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.
  Реквизит 04. Код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).
  Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
  Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).
  Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.
  Реквизит 08. Наименование организации. В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы.
  Наименование организации - автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).
  Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией - автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.
  Реквизит 10. Наименование вида документа. Наименование вида документа - обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.
  Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания: для утверждаемых документов - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.
  Лишь в начале XVIII в. «дата» становится самостоятельным элементом документа. Теперь во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».
  В этот же период из текста выделяется и ряд других реквизитов: подписи, регистрационные индексы, отметки о согласовании, контроле, направлении в дело и др.
  Появляются новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.
  Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Данный номер проставляется при регистрации документа в организации - авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.
  Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.
  Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации - автора документа, то его можно на бланке не указывать.
  Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату - организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом:

Гостиница «Север»
Управление средств размещения

  При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

Гостиница «Север»
Начальнику управления
Средств размещения
И. А. Петрову

  При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору
издательского дома
«Путешественник»
В. И. Кириллову

  При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:

Ректорам вузов

  При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
  Реквизит 16. Гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации или вышестоящим органом управления. Гриф утверждения располагают справа над текстом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО. Например:

УТВЕРЖДЕН
Протоколом Совета
Университета от 07.12.2004 № 4

  или

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_____ А. И. Шведов
14.10.2004

  Реквизит 17. Резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:

Н. Н. Иванову
Прошу подготовить реестр
забронированных мест
к 10.02.2005
подпись
28.01.2005

  Реквизит 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту - реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:
  Приказ (о чем?) об увольнении
  Приказ (чего?) заседания ученого совета
  Должностная инструкция (кого?) секретаря
  Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей 2-3 межстрочных интервала. Точку в конце заголовка не ставят.
  Реквизит 19. Отметка о контроле. Проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль».
  Реквизит 20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.).
  Реквизит 21. Отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «подпись». Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка оформляется следующим образом:
  Приложение: на 10 л. В 3 экз.
  Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:
  Приложение:
  1. Смета расходов...на 3 л. В 2 экз.
  2. Список сотрудников... на 2 л. В 2 экз.
  Реквизит 22. Подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителя в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).
  Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.
  В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись - это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству.
  Реквизит 23. Гриф согласования документа. Реквизит 24. Визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Согласование необходимо с точки зрения соответствия документа действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.
  Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.
  Реквизит 25. Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах.
  Печати подразделяются на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре размещается изображение Государственного герба Российской Федерации, а по окружности - наименование организации.
  В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой - в центре размещается эмблема организации или аббревиатура её наименования, по окружности - полное наименование организации.
  Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов и т. д.
  Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»
  Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копия документа - воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии. Если изготавливается копия с документов, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике в основном копируют исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии сотрудники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты.
  Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ.
  Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Надпись делается на нижнем поле первого листа документа. Например:
  Подготовлено письмо № 456732 от 22.02.2005.
  В дело № 08-15. Исполнитель подпись Б. Л. Петров
  Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на входящих документах должны быть поставлены входящий учетный номер и дата получения документа. Такая отметка может проставляться от руки или специализированным штампом.
  Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

 
© www.textb.net