Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


3.2. Общие требования к оформлению документов

  Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.
  Размеры бумаги
  Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-97.

Размеры бумаги для документов

Размеры бумаги для документов

  Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.
  Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 35 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Важные государственные акты могли иметь большие размеры, так, например, грамота царя Алексея Михайловича одному из монастырей на земли имеет длину более метра, Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.
  В 1699 г. Петр I ввел в обращение платную гербовую бумагу для написания жалоб граждан. Проставленная в правом углу гербовая печать была знаком оплаты.
  Размеры полей
  Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров:
  левое - 20-35 мм;
  правое - 10 мм и более;
  верхнее - 15 мм и более;
  нижнее - 20 мм и более.
  Нумерация страниц
  В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:
  - все страницы, кроме первой, нумеруются;
  - если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными;
  - номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;
  - номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире».
  Оформление дат
  В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.
  Цифровой - наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.
  Например: 01.09.2004
  Словесно-цифровой - имеет несколько разновидностей.
  1. На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.
  2. Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.
  3. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2000-2005 гг.
  4. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г.
  Сокращение слов
  В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.
  Примеры для наиболее распространенных случаев:
  • город - г.; село - с., поселок - п. и т. д.;
  • перед указанием городов Москва и С-Петербург буква «г» на ставится;
  • также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).
  Слова при фамилиях: господин - г-н; профессор - проф.; доцент - доц.; начальник - нач. и т. д.
  Слова при цифрах: пункт 3 - п. 3; подпункт 1.1. - подп. 1.1.; рисунок 5 - рис. 5; раздел 2 - разд. 2.
  Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство - м-во; производство - пр-во; количество - кол-во.
  Допускаются сокращения: так далее - т. д., тому подобное - т. п., другие - др. Не допускаются сокращения: например - напр., текущего года - т. г., сего года - с. г., так называемый - т. н., таким образом - т. о.
  Помимо этого возможно использование сокращений, принятых только в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания слова или сочетания слов. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом - сокращенно не допускается.
  Знаки препинания и символы
  - Знаки препинания (., ; ? !) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они поставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом.
  - Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.
  - Знак «тире» может быть применен как знак дефиса. Как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса. Знак «тире» при использовании в качестве дефиса пробелами не выделяется. Например: социально-культурный. При использовании в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон. Например: туризм внутренний - путешествия в пределах....
  Древнерусские документы длительное время писались без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения и стал ускоряться процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов.

 
© www.textb.net