Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


3.1. Виды документов и их функции

  На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.
  По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются:
  - на организационно-распорядительные (управленческие);
  - отчетно-статистические;
  - учебно-методические;
  - плановые;
  - по личному составу;
  - научно-технические и т. д.
  По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые:
  - приказы, распоряжения, инструкции;
  - научные отчеты;
  - акты, протоколы;
  - анкеты, справки, стандарты и т. д.
  По способу фиксации информации:
  - письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);
  - графические;
  - фото- и кинодокументы.
  Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
  По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов.
  Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию.
  По степени сложности документы классифицируют:
  - на простые;
  - сложные.
  Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.
  По степени гласности различают документы:
  - открытые (несекретные);
  - документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»).
  По юридической силе документы подразделяют:
  - подлинные - это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т. д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом);
  - копии - полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица);
  - подложные документы.
  По срокам исполнения документы классифицируются:
  - на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);
  - несрочные.
  По срокам хранения:
  - постоянного;
  - временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет).
  По степени обязательности:
  - директивно-обязательные - для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
  - информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации.
  По степени унификации:
  - индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа);
  - типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений);
  - трафаретные - имеют заранее напечатанный текст с пробелами, который заполняется при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;
  - унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица - постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении.
  Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.
  В период приказного делопроизводства (XV-XVII вв.) видовой состав делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей: отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - документы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям и т. д. Личная переписка часто называлась грамотками. Но эти названия, как правило, не проставлялись над текстом документа. Они взяты историками из самих текстов или из ссылок на них в других документах.
  В социальном плане любой документ полифункционален, т. е. выполняет одновременно несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.
  Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:
  - информационная - любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа;
  - социальная - документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
  - коммуникативная - документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
  - культурная - документ как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.
  К специфическим функциям документа относятся:
  - управленческая - документ является средством управления, этой функцией наделены так называемые организационо-распорядительные документы;
  - правовая - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);
  - функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12-14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.

 
© www.textb.net