Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


2.4. Прохождение внутренних документов

  Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения порядок соответствует обращению входящих документов.
  После согласования с соответствующими подразделениями проекты внутренних документов визируются руководителем предприятия и регистрируются. Когда необходимо создаются копии документов, которые направляются в соответствующие подразделения предприятия, а в необходимых случаях - за его пределы.
  Приказы, распоряжения, протоколы, содержащие поручения должностным лицам, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из приказа, протокола.
  Докладные записки на имя руководителя предприятия, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
  В XIV-XV вв. на Руси документы хранили в сундуках и в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные - вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т. е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов еще не существовало, но уже появились установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.
  Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству предприятия (см. приложение 5).

Контрольные вопросы и задания

  1. Что понимается под документооборотом?
  2. Какими параметрами характеризуется документооборот?
  3. Что влияет на организацию движения документов?
  4. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?
  5. Какие документы составляют входящий документопоток?
  6. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?
  7. Каковы этапы первичной обработки поступивших документов?
  8. Каковы правила обработки исходящих документов?
  9. Укажите порядок прохождения внутренних документов.

Практикум

  1. Опираясь на материал данного раздела, составьте схему движения внутренних документов в конкретной компании. Оцените возможность сокращения времени, затрачиваемого на прохождение документов по этому маршруту. Найдите методы и способы, которые будут эффективными в данной ситуации для сокращения времени движения документов.
  2. В данной теме рассказывалось о различии документопотоков по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) документопотоки; по отношению к управленческому объекту - входящий, исходящий и внутренний. Опираясь на информацию о конкретной компании, составьте список документов, которые составляют каждый из этих потоков.

 
© www.textb.net