Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


Правила построения отношений с Топ-менеджментом и место ПР-отдела в структуре компании

  У каждого руководителя компании имеется свое понимание роли и места ПР-отдела. Это относится и к его заместителям, руководителям других отделов. Они всегда отталкиваются от личного опыта и поверхностных знаний, которые, в основном, ограничиваются пресс-релизами, статьями в прессе и презентациями.
  Если ПР-отдел работает эффективно, то его сотрудники постепенно получают соответствующее признание топ менеджмента. Но руководителей, как правило, интересует не процесс коммуникации как таковой, а то, как этот процесс поможет им добиться определенных целей в бизнесе. Таким образом, для того чтобы руководство одобряло работу ПР-отдела, а сотрудники были равноправными членами менеджмента компании, необходимо постоянно показывать хороший результат деятельности отдела.
  Кроме того, нужно поддерживать интерес руководства к ПР- отделу. Для этого его сотрудники прибегают к регулярному информированию. В большинстве организаций используют множество способов. Некоторые из них представлены ниже.
  1. Отчет о встречах. После важной встречи по центральным моментам деятельности нужно составить резюме встречи, указать действия, которые будут предприняты, представить результаты и сроки. Данный отчет адресуется тем, кто задействован в проекте, и тем, кто участвовал во встрече. При этом отчет не следует слишком детализировать. Здесь нужно показать узловые моменты и договоренности.
  2. Ежемесячные отчеты. Хорошо подготовленный отчет в конце каждого месяца нередко используется для поддерживания связи с руководством. Отчет должен иллюстрировать весь спектр деятельности отдела за данный период времени, а также ее результаты.
  3. Ежеквартальные отчеты. Они являются еще более действенными, чем ежемесячные. Хороший отчет - короткий, показывающий развитие или достижение установленных целей. В некоторых компаниях такие отчеты обсуждают при частной беседе, но не всегда и не везде руководителю ПР-отдела удается пробиться к руководителю для обсуждения отчета.
  4. Итоговая встреча с руководством. Отчет о годовой деятельности, включает сравнение определенных целей и задач с результатами деятельности отдела. Здесь также могут быть представлены вышедшие в СМИ материалы и результаты исследований. На этой встрече следует обсудить предложения отдела по связям с общественностью на следующий год. Это самая большая возможность показать полезность ПР- отдела для организации.
  5. План на год.
  6. Подчеркивайте свои достижения в беседах с руководством. Но делать это надо аккуратно, не слишком показывая свои эмоции.
  7. Использование слухов. Следует снабжать главных людей на различных уровнях в компании существенными фактами, и информация дойдет до нужных людей.
  8. Незамедлительно сообщать о триумфах. Необходимо контролировать, что руководство информировано об успехах. Это может отразиться на зарплате, бонусах и продвижении по службе.
  9. Неформальные встречи. Иногда руководителю ПР-отдела сложно официально обсудить с ключевыми людьми в компании необходимые вопросы. Поэтому следует использовать другие возможности привлечь их внимание: кафе, спортивные клубы и другие учреждения.
  Если ПР-деятельность в компании признана нужной, то начальник ПР-отдела (он может быть в ранге вице-президента) участвует в принятии стратегических решений. Поэтому ему необходимо участвовать в рабочих совещаниях руководства.
  Существует несколько путей укрепить свое положение в компании. Для этого нужно постоянно показывать свою компетентность и роль в организации. Если начальник или сотрудник отдела по связям с общественностью был приглашен на совещание, он должен знать, о чем на нем пойдет речь. Следует быть подготовленным лучше всех, скрупулезно изучить всю информацию по теме совещания и быть готовым ее обсудить. Если тема прямо касается сферы ПР-деятельности, следует изложить самые важные пункты письменно и раздать их присутствующим. Будучи подготовленным, руководитель ПР-отдела может принимать активное участие в обсуждении стоящих перед компанией проблем.
  Не следует давать непродуманных ответов. На совещаниях иногда формируется атмосфера, при которой от сотрудника ждут быстрого ответа на какой-либо вопрос. В таких случаях сотруднику не нужно торопиться, лучше взять тайм-аут для обдумывания или глубокого изучения проблемы. Только потом можно предоставить ответ.
  Все следует исполнять в срок. Если для выполнения работы был определен срок, лучше сделать все раньше, а не в последнее время. Никогда нельзя брать на себя невыполнимых обязательств.
  Следует всегда быть на связи. Рабочий день это не только восемь часов - всегда могут появиться чрезвычайные ситуации, когда руководству может понадобиться ваша работа. Демонстрация сотрудником своей готовности помочь в любое время дня и ночи всегда будет по достоинству оценена.
  Следует тщательно устанавливать бюджет. Прежде чем начинать какую-либо деятельность по ПР, необходимо иметь средства на нее. Если ПР-концепция одобрена руководством, получено согласие на выделение нужной суммы на ее реализацию, тогда этот пункт можно пропустить. Если нет, то предстоит трудный путь его убеждения в оправданности затрат.
  Нужно быть в курсе новейших коммуникационных технологий. Новейшие и, скорее всего, более эффективные технологии могут помочь организации достичь своих стратегических и тактических целей лучше и с наименьшими затратами. Их всегда можно позаимствовать из последних книг по этой проблематике, в новостных группах и системе Internet.

Вопросы для повторения к первой теме

  1. Задачи ПР-подразделения в структуре предприятия.
  2. Организация отдела по связям с общественностью.
  3. Профессиональные обязанности и качества ПР-специалиста.
  4. Назовите основные требования к начальнику ПР-отдела.
  5. Доктрина (теория) «человеческих отношений».
  6. Планирование и программирование работы ПР-отдела.
  7. Перечислите основные квалификационные требования к художнику-дизайнеру.
  8. Подготовка концепции работы отдела по связям с общественностью.
  9. Отдел по связям с общественностью внутри организации и внешнее ПР-агентство, сопоставление их бюджетов.
  10. Правила построения отношений с Топ-менеджментом и место ПР- отдела в структуре компании.
  11. Назовите причины, способные привести сотрудника ПР-отдела к исключению из рядов компании.
  12. Перечислите основные статьи, из которых складываются гонорары сторонних ПР-фирм.

 
© www.textb.net