Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


Организация пресс-мероприятий

  Любое мероприятие, проводимое в интересах клиентов, должно проводиться идеально. При этом зачастую результат зависит от множества деталей и случайностей, предусмотреть которые - задача специалистов по связям с общественностью. Для успешного проведения пресс- мероприятий необходимо учитывать целый ряд правил, позволяющих избежать возможных осложнений и добиться наилучшего результата.
  1. Сценарий мероприятия. Сценарий должен быть всегда, иначе все усилия будут хаотичны и непоследовательны. Даже если существует уверенность, когда и где будет происходить то или иное действие, даже если мероприятие представляет собой «простейший» брифинг - заранее подготовленный сценарий поможет клиенту четко представлять, что происходит в данный момент, избавив, таким образом, всех участников мероприятия от возможных накладок и волнений.
  2. Репетиция мероприятия. Репетиция важна для тех мероприятий, в которых задействовано большое количество участников. А также в том случае, если нужно использовать сложное техническое обеспечение. Как правило, репетиция проводится не позднее, чем за день до мероприятия, либо (если мероприятие запланировано на поздний вечер) утром в день события - только в этом случае будет возможность быстро изменить слабые элементы.
  3. Указатели. Каждый гость или участник мероприятия должен с первых минут чувствовать себя комфортно. Добиться подобного ощущения можно, если, войдя в здание, человек сразу увидит указатель «Семинар Компании Х проводится на 2-м этаже, в 3-м зале».
  Размеры подобных указателей должны соответствовать размерам помещений, в которых они размещены. В большинстве случаев (особенно для мероприятий на открытом воздухе) указатель, распечатанный на листке формата А4, не выполняет своих функций.
  У участников мероприятия должны быть бэджи с названием компании и именем гостя (участника). Бэджи участников должны значительно отличаться от бэджей организаторов и обслуживающего персонала. На столе президиума должны стоять таблички с указанием фамилии и имени выступающего, названием его компании и должности.
  Если мероприятие включает присутствие фотокорреспондентов или телекамер следует выбрать соответствующий размер и форму шрифта для данных табличек: как правило, это шрифт без засечек (типа Arial), размер которого не менее 50 пунктов.
  4. Приглашения, аккредитация и регистрация. Это обязательные формальности независимо от числа приглашенных гостей. Если число людей превышает 20 человек - следует заранее подготовить список в алфавитном порядке. Список зарегистрировавшихся гостей поможет оперативно скорректировать работу обслуживающего персонала и подрядчиков.
  5. VIP - персоны. На данную категорию гостей предыдущий пункт не распространяется. Первое лицо организации-клиента лично встречает VIP-персон у входа и лично проводит их в зал.
  6. «Стандартный набор». В «стандартный набор» входит канцелярия, а также рации для связи, запасные бэджи и др.
  7. Синхронный перевод. Если на мероприятии запланирован синхронный перевод, этот факт учитывается уже при заказе зала, ведь не каждый зал оснащен специальными кабинками для переводчиков. Если переводчик не защищен от посторонних звуков из зала, а его голос перебивает докладчика, то качество перевода может пострадать. Необходимо также заранее предоставить переводчику материалы конференции и семинара для ознакомления.
  8. Постоянный контакт. Следует держать постоянный контакт с персоналом организации, предоставляющей зал для проведения мероприятия. Всегда нужно знать, где в данный момент находятся люди, ответственные за ту или иную часть оказываемых вам услуг.
  9. Контроль за выпитым спиртным. Иногда наступает такой момент, когда только вмешательство может сохранить контроль над мероприятием и не позволит его гостям оказаться в неловком положении.
  10. Улыбка и внимательность. Речь идет не о внимательности к тем, кого обслуживают (это само собой), а к тем, кто обслуживает вас (подрядчикам).
  Организация пресс-конференций
  Встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференцией. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет исключительно телевидение и радио.
  Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Они ускоряют поступление информации в редакции, отличаясь авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений; при этом всегда возможна многократная проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей (в развитии, в связи с другими событиями). Сэм Блек отмечал - «пресс-конференции являются весьма эффективным приемом передачи прессе информации, если пользоваться им разумно».
  Комментированность предлагаемой информации достигается, во- первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, во- вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений. Подготовительные мероприятия пресс-центра предусматривают согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.
  Приглашения рассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль.
  Кто может пригласить журналистов на пресс-конференцию? Законы Российской Федерации не устанавливают никаких ограничений на организацию пресс-конференций. Приглашение журналистов на пресс- конференцию, равно как и участие представителей СМИ в подобных мероприятиях, - естественное проявление свободы мысли и слова, закрепленное в Конституции РФ, Всеобщей декларации прав человека.
  Каждый гражданин любого государства может, следовательно, пригласить журналистов на свою пресс-конференцию. Вопрос, в конечном счете, сводится к материально-техническому обеспечению такой инициативы (в каком помещении принять журналистов, где отпечатать пресс-релиз и другие материалы пресс-конференции, как оповестить редакции СМИ и т.п.). Только благополучные в финансовом отношении фирмы, общественные организации, фонды, государственные структуры не имеют в этом отношении никаких проблем. Они создают собственные пресс-центры, пресс-бюро и т.п. и тем самым активно взаимодействуют с миром массовой информации.
  Не каждый гражданин имеет такие возможности. Но положение не столь безысходно, как это кажется на первый взгляд. Во всех пресс- центрах устанавливаются столы или информационные стенды, на которых гости пресс-конференции могут оставить свои заявления, издания своих объединений (газеты, бюллетени, листовки, фирменные буклеты, плакаты, приглашения на митинг и т.п.).
  Информационное письмо более всего подходит для неофициального участия в пресс-конференции тех гостей, кто пока еще не имеет возможности самостоятельно собрать журналистов. Это письмо создается по канонам ПР-обращения (фирменный бланк, броский первый абзац, максимум деталей в последующих частях текста, контактные телефоны, Ф.И.О. автора в конце послания). В отличие от пресс-релиза информационное письмо содержит подробное изложение существа события или проблемы, во-первых; и, во-вторых, оно обязательно подписывается автором.
  Аккредитация (время и место) объявляется также в приглашении.
  Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее; на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.
  Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия. К таковым относятся открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.
  Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необходима, конечно, для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами. Но и для искушенных в этом деле репетиция необходима, если намечается ТВ-трансляция. При этом выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Вопросы и ответы репетируются с участием статистов.
  Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей. Выступление от имени фирмы требует построения текста с учетом канонов ПР- обращения (при этом желательно усиление ПР-обращения видеоматериалами). Такие обращения уместны на пресс-конференциях, проводимых в рамках презентации или специально организованного события.
  Лучшими днями для проведения пресс-конференций считаются вторник, среда, четверг, а лучшим временем является вторая половина дня.
  Место пресс-конференции должно располагаться там, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте.
  Перед началом мероприятия нужно составить программу пресс- конференции. Она может выглядеть следующим образом: 15.30 - прибытие участников, регистрация, кофе; 15.45 - выступление; 16.15 - вопросы и ответы; 16.30 - фуршет.
  Первое приглашение следует выслать за неделю до события, второе - за три дня до пресс-конференции. Пригласительную информацию следует с помощью курьера передать «лично в руки». Не позднее, чем за сутки нужно созвониться с участниками и приглашенными, чтобы узнать, получено ли приглашение и можно ли ожидать присутствие того или иного участника. Таким образом можно рассчитать сколько участников следует ожидать на пресс-конференции.
  Кроме того, могут потребоваться имена людей, с которыми будет происходить общение при проведении пресс-конференции. Если постоянного контакта с прессой нет, то в этом случае следует создать базу данных. Она может иметь форму анкеты из следующих вопросов:
  • название издания (канала);
  • адрес (фактический);
  • номер телефона, факса, e-mail;
  • дни выхода (для ТВ - время выхода);
  • фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора);
  • контактные лица.
  Эта анкета рассылается по средствам массовой информации как факсимильный документ, а также может быть заполнена по телефону. Полученные данные вводятся в компьютер.
  Материал пресс-конференции может быть опубликован еще до самого события. В компании, проводящей пресс-конференцию, должна быть четко отработанная процедура ответа на звонки журналистов, должен быть назначен сотрудник, который способен отвечать на эти вопросы. На каждый звонок должен следовать немедленный ответ. Трубку «горячего телефона» следует брать как можно скорее. Если после третьего звонка никто трубку не взял, это считается признаком непрофессионализма.
  Составление пресс-релиза. Он нужен для того, чтобы журналисты получили «заготовку» будущего материала. Имея пресс-релиз, журналист добавит от себя небольшой комментарий и получит готовый репортаж. Более того, он может опубликовать его даже не приходя на пресс-конференцию. Организаторы пресс-конференции также получают пользу от пресс-релиза: у них появляется гарантия, что события, даты и имена не будут искажены, а главная мысль будет передана адекватно.
  Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников фирмы обычно назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. В таких случаях группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа. К числу функций группы можно отнести:
  • приветствие гостей;
  • производство отметок о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;
  • выдача комплекта раздаточных материалов и сувениров;
  • представление гостей (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;
  • указание пути в конференц-зал.
  Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:
  • пресс-релиз;
  • информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;
  • копии речей, произнесенных на пресс-конференции;
  • буклет о компании или о спонсоре события;
  • фотографии.
  Все это предоставляется в специальной папке. В одном из ее кармашков - визитная карточка. Основной элемент такого комплекта - буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы).
  На стол, за которым будут сидеть участники, ставят таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, крупным шрифтом и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом). На стене за столом участников размещают логотип принимающей компании. В этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет - его стоит повесить. Желательно каждого участника обеспечить:
  • микрофоном;
  • бутылкой минеральной воды;
  • стаканом;
  • бумагой и ручкой для записей.
  Центральную роль на пресс-конференции играет ньюсмейкер. Если он не появится на пресс-конференции - мероприятие не состоится. Поэтому работа с ним является особо важной. Для него следует предусмотреть помещение, где бы он мог отдохнуть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Нужно прояснить продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Это помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.
  В президиуме должно быть небольшое число людей, чтобы не было похоже на торжественное заседание.
  Распределение ролей на пресс-конференции. Ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию как таковую. Вторая - за процедуру ведения пресс-конференции.
  Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. На эту роль приглашают профессиональных актеров и свадебных заводил.
  Ведущий пресс-конференции по телевидению (а также дискуссии с участием журналистов, беседы с группой журналистов или экспертов) называется в западных традициях модератором. Специфика телевидения активизирует роль ведущего пресс-конференции - он дает слово собеседнику, прерывает его высказывание встречным вопросом, сталкивает мнения участников встречи, высказывает собственное мнение и оценки. Вся беседа отличается динамизмом, постоянной сменой собеседников, а вместе с этим и сменой темпа речи, неожиданными переходами на новые аспекты темы. Этими приемами модератор придает ТВ- беседе журналистов (экспертов) зрелищность, выстраивает только ему присущий стиль общения, оригинальную (для обсуждаемой проблемы) драматургию мысли.
  Пресс-конференция должна начинаться с некоторым отступлением от объявленного времени. 5-10 мин допустимо и даже желательно.
  За этот период подойдут опоздавшие. Однако отсрочка более чем на 15 минут чревата осложнениями: аудитория начинает раздражаться. Планируемая продолжительность пресс-конференции обычно составляет 30-60 минут. Дело в том, что к исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому даже если вопросы не иссякли, следует прекратить пресс-конференцию искусственно. Делается это с уважением к участникам для того, чтобы они еще раз почувствовали то внимание, которое к ним проявляют.
  В начале пресс-конференции нужна вступительная речь на 10 минут. С ее помощью задается эмоциональная тональность. В этом смысле самой важной является первая минута выступления. Первые фразы называют «зачином». Зачином может быть обращение непосредственно к интересам собравшихся, оригинальная цитата, интересный факт, впечатляющая цифра, вопрос или цепочка вопросов, шутка или остроумное замечание. Другой вариант - заговорить о своих чувствах по поводу сегодняшней встречи.
  Правила правильного выступления:
  • Соберитесь (прежде чем говорить, ответьте на 4 вопроса: кому вы будете говорить, что говорить, где и когда).
  • Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать).
  • Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему).
  • Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст).
  • Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности).
  • Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного).
  • Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять).
  • Разумно используйте графику (она должна только поддерживать, а не заслонять собой выступление).
  • Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся).
  • Вовремя остановитесь.
  Таким образом, ограничьте свою речь максимум двадцатью минутами. Это примерно шесть страниц текста. То же касается и окончания речи: следует заранее предупредить слушателей: «Перед тем, как перейти к вопросам», «В завершение» и т.п. Следует избегать фразы: «И последнее...», чтобы не убить в слушателях всякую надежду дожить до окончания выступления.
  Помещение для выступления должно быть небольшое, что бы его можно было полностью заполнить людьми. Если для пресс- конференции используется большое помещение, то большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет создать в зале нужную атмосферу. В этом случае следует усадить слушателей плотнее, пригласить сидящих на «галерке» пересесть вперед.
  Заключение должно быть непосредственно связано с главной идеей выступления, быть естественным, мажорным, оптимистичным по духу. В идеале, заключение должно быть сюрпризом для слушателей, вызвать эмоциональный всплеск. Он должен быть таким, чтобы слушателям рефлекторно захотелось зааплодировать. Главный критерий успешного выступления - информативность. При этом, однако, не следует приводить большой перечень цифр и имен. Его нужно дать в письменном виде, либо привести только два-три примера. Следует избегать ответов на сложные вопросы и как можно меньше пользоваться конспектом.
  Визуальные вспомогательные средства активно используются в пресс-конференции. Они вносят в ее ход разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость. Сейчас весь цивилизованный деловой мир использует мультимедийные проекторы. Они стоят больших денег, но в каждом городе есть места, где их можно взять напрокат. Визуальный материал готовится в программе Power Point или аналогичной. Фотоснимки сканируются и обрабатываются в программе Photoshop.
  В этих случаях изображение получается четким, сменой кадров управляет компьютер. Все это называется визуальной презентацией. Подбирая материал для нее, располагать его следует таким образом, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повышение эмоционального напряжения. Не нужно затемнять при этом помещение полностью. Нужно оставить собравшимся возможность что-то записывать. Изображения комментируются кратко и точно, текст и соответствующая картинка связываются. Сначала делают доклад, затем показывают картинки. Если происходит наоборот, то самый хороший доклад воспринимается тяжело.
  Нужно тщательно продумать технические детали и провести репетицию с использованием всей техники. Технические сбои всех видов вызывают раздражение публики. Необходимо также проверить, как действует договоренность с помощником о последовательности показа слайдов, включении/выключении света и т.д. Нередко договариваются и об условных сигналах. Наглядные материалы предъявляются только тогда, когда они нужны. Нельзя их развешивать или проецировать на экран заранее.
  Ответы на вопросы. Прежде всего, следует внимательно выслушать вопрос. При ответе никогда не следует возражать в открытую. Действовать нужно осторожно, но и не показывать смущения от возражений или провокационных вопросов тоже нельзя.
  Ответ обычно начинается с фразы: «Спасибо за острый вопрос» или «Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует». А дальше обычно говорят на ту тему и дают ту информацию, которую знают или которую считают нужной. Если ответа не существует, то говорят: «У меня сейчас нет данных» или «Не знаю». Это значительно лучше, чем «Без комментариев» или «Не хочу отвечать».
  Иногда из-за волнения или из-за отсутствия навыка изъясняться устно, журналист задает маловразумительный вопрос. В каждом конкретном случае, в зависимости от ситуации, можно выбрать один из вариантов:
  • Попросить повторить вопрос - скорее всего, он станет короче и яснее.
  • Повторить самому вопрос так, как он понят.
  • Попросить несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы). За это время о том вопросе могут просто забыть.
  Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов. Следует предвидеть, какие вопросы будут заданы. Нужно записывать их на бумаге, оставляя после каждого несколько строк. По статистике таким образом можно угадать до 70% вопросов.
  В администрациях крупных стран на эту задачу работают специальные команды, которые накануне конференции обобщают информацию об аккредитованных журналистах. Они выясняют их семейное положение, послужной список, высказывания и поведение на других пресс-конференциях, позицию по тому или иному вопросу. И на основании этих данных делают прогноз возможных вопросов. На них готовятся соответствующие ответы.
  Ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от выступления. Исходя из этого следует придерживаться нескольких общих правил поведения перед микрофоном:
  • Уяснив вопрос, не следует отвечать на него полностью. Ответ на вопрос должен быть предельно кратким.
  • Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для
  всех.
  • Нельзя уходить от вопросов, которые звучат, как своеобразный вызов, и связаны с желанием узнать позицию оратора. При ответе нужно сохранять выдержку и чувство юмора.
  • Если слушатель воспользовался правом задать вопрос для того, чтобы высказаться, нужно, спокойно выслушав его, сказать примерно следующее: «Спасибо за ценное дополнение!».
  Когда ведущий произносит фразу: «Спасибо и до свидания», пресс-конференция не заканчивается. В этот момент журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. В любом случае следует сказать репортеру несколько слов, в крайнем случае, нужно дать контактные телефоны для связи в перспективе. В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно отправить материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти, благодарности соответствующим лицам.
  После пресс-конференции следует провести заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции. Нужно научится максимально использовать полученный опыт для улучшения работы в будущем.
  Брифинг
  Краткая, сжатая во времени инструктивная встреча журналистов с представителями официальной структуры (государственного учреждения) обычно называется брифингом. Здесь сообщение информации имеет односторонний характер: официальный представитель или зачитывает долгожданный документ, сообщая о самом факте принятия соглашения, или излагает самую суть позиции, занятой в ходе переговоров одной из сторон. Брифинг проводится как по итогам завершившейся работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого решения, позиции, оценки.
  Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция.
  Информационный обзор документов, принятых решений не подразумевает попутных высказываний оценок, уточнений и т.п. Бесстрастный перечень или сокращенный пересказ основных положений (тезисов, фактов), относящихся к событию, подчеркивают официальность информации, однозначность ее толкования.
  Ориентировка, или конспективно-тезисное изложение темы брифинга, может быть предложена журналистам для уточнения ключевых идей, фактических подробностей встречи (Ф.И.О. действующих лиц, дата, статистика, термины, официальное название документа и пр.). Личные мнения, цитаты и т.п. отсутствуют.
  «Без комментариев!» - это заявление в наилучшей форме моделирует всю ситуацию брифинга. Журналисты получают из первых рук информацию, все достоинство которой состоит в том, что заявлена официальная точка зрения. Отсутствие комментариев объясняется в данном случае только одним обстоятельством - необходимостью спешно сообщить новость. А комментарии все равно появляются - на другой день в колонках обозревателей.
  В коммерческих структурах брифинг журналистов проводят специально для разъяснения тонкостей функционирования рыночного механизма запутанной ситуации. Это делается для того, чтобы в журналистских публикациях не было ошибок. Та же ситуация и при освещении специальной технической или научно-технической проблематики. Информационный доклад с развернутой «фактурой» события, статистическими выкладками, схемами и чертежами более всего подходит для «коммерческих» брифингов.
  Помимо пресс-конференций организации практикуют и другие формы завязывания необходимых связей с миром прессы, редакциями.
  Таковыми могут быть:
  • Приглашения на открытие выставки, запуск новых линий метрополитена и т.п. посылаются предварительно в редакции СМИ с приложением программы официального церемониала.
  • День открытых дверей учебного заведения, предприятия, учреждения и т.п. проводится в целях привлечения внимания целевой аудитории, упрочения контактов с ней. В этой связи целесообразно приглашать те редакции, подписчики которых имеют отношение к этой самой целевой аудитории вуза, магазина, завода и пр.

 
© www.textb.net