Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


3. Умение расставлять приоритеты

  Более важные и менее важные дела в течении недели, месяца, да и года остаются в целом неизменными (как части их общей совокупности).
  Задачи бывают трёх классов с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие менеджеры уже работают по принципу АБС. И к важнейшим задачам класса А они приступают в первую очередь, не обращая внимание на их удельный вес.
  Принцип АБС исходит из трёх правил, подтверждённых опытом:
  - Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Однако вклад этих задач в достижение цели «весит» примерно 65%.
  - На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего их числа , и «вес» их значимости для руководителя - тоже 20%.
  - Менее важные задачи (категория С) составляют 65% общего числа задач, но составляют около 15% общей «стоимости» всех дел руководителя.
  Для реализации метода АБС следует придерживаться некоторых правил поведения в течение рабочего дня.
  • Планируй каждый свой день. Если слово «планирование» вызывает у вас отрицательные эмоции, тогда можете говорить «подготовка к достижению дневных целей». Если не знаете чего вы хотите добиться сегодня, и когда, и как, то окружающий вас мир будет управлять вами. Если знаете, то и вы управляете миром.
  • План дня должен быть в письменном виде. Если он - в вашей голове, его легко забыть, отклонить и похоронить задуманное в лавине дел. Нарисовав план на бумаге, вы разгрузили память. Также зафиксированный на бумаге план имеет эффект самомотивации действий. Ваша активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.
  • Письменная программа дня поможет вам «не терять» несделанные дела. Плюс вы видите потребность во времени, резервы своего времени и все «помехи» делу.
  • План дня двигает вас к автоматической, не требующей дополнительных усилий рационализации труда и, кроме того, вы сознательно противодействуете внутренним и внешним «помехам». Вас не отвлекут лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела.
  • В конце дня задайте себе вопрос: а что, собственно, сделал? И почему так мало? Причина одна - вы не ориентировались на цели дня, и лавина случайных дел вас захлестнула.
  • План дня, в принципе, должен содержать лишь то, что вы хотите, должны, можете сделать в этот день. И цели - реальные и достижимые для тебя. Вот на них и концентрируйте, мобилизуйте свои силы.
  Основой для следования приоритетам дел может служить метод «Альпы».
  «Альпы» имеют пять стадий: 1) составление заданий - задач дня; 2) оценка деятельности людей; 3) резервирование времени;4) принятие решение по приоритетам и перепоручению; 5) контроль (учёт) несделанного.
  Первая стадия: ЗАДАЧИ ДНЯ.
  Запишите под соответствующими рубликами своего «Плана дня» всё что надо сделать завтра:
  - из списка дел или из недельного (месячного) плана;
  - невыполненное вчера, позавчера;
  - новые дела;
  - сроки твоих дел;
  - периодически возникающие задачи.
  Записывай, используя сокращения: В - визиты, Д - делегирование, К - контроль и т. п..
  Нужна, конечно, тренировка, и скоро вы сможете составлять список задач дня так, что:
  - в первом приближении распределите их по приоритетности, разделите их на длительные и короткие, перепроверите - нельзя ли сделать быстрее.
  - Реалистичный план дня всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать. Хотя ваши желания беспредельны.
  Вторая стадия: Длительность ваших дел.
  Поставьте против каждой задачи приблизительное время для её выполнения, суммируйте и определите ориентировочно общее время.
  Безусловно, продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Н о, накопив опыт, вы сможете почти безошибочно определять время для выполнения всех задач дня и укладываться в это время. Попробуйте выдержать 10 дней процедуру составления письменных планов, - и 11-й план будет выполнен.
  Третья стадия: Резерв вашего времени.
  План дня не поставит вас в положение «ни охнуть, ни вздохнуть». Прикидывайте его на 60% рабочего времени, а 40% - резервное время для неожиданных дел. Если вам ни как не уложиться в такую пропорцию, то: А) сократите список дел; Б) сделайте это за счёт менее важных; В) перепоручите отдельные дела своим людям и даже не своим; Г) сократите время на каждую задачу; Д) перенесите часть дел на завтра; и Е) работайте не 8 часов, а больше.
  Четвёртая стадия: Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел.
  - Установите однозначные приоритеты для своих дел с помощью аналиа АБС и уточните задачи дня.
  - Перепроверьте потребность во времени и сократите время на все дела до желаемого вами.
  - Подумайте, кому вы можете поручить отдельные дела и как сделать их более рациональными.
  Стадия пятая: Что сделано и не сделано?
  - Что не сделано, придётся отложить на завтра. Но что-то выплывает и на послезавтра, что-то висит до конца недели.
  - Сегодня я доведу это дело до конца - приоритет А и пункт 1.
  - Решительно отказываюсь это делать, иногда жизнь решает наши проблемы быстрее нас.
  - Где писать план дня? На обычном календаре - не помстится., на отдельных листках - теряется общий обзор. Продаются специальные дневники времени. Купите - и он быстро окупит себя. За один день.

 
© www.textb.net