Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


4.2. Разработка программы и плана аудита мотивационного состояния организации

  Программа аудита мотивационного состояния организации - это совокупность одного или нескольких аудитов МСО, запланированных на конкретные сроки и направленных на выявление соответствий между реализуемыми в организации мотивационными процессами и уровнем мотивационного состояния организации как результата деятельности руководства относительно мотивации работников.
  Программа аудита МСО может включать один или несколько аудитов, в зависимости от размера, типа и сложности проверяемой организации, а также запроса на аудит заказчика аудита. Эти аудиты могут преследовать разнообразные цели (например, выявление соответствия/несоответствия по одному критерию аудита МСО - мотивационные процедуры и уровень индивидуальной мотивации работников конкретных подразделений), а могут включать комплексные или совместные аудиты (например, определение соответствия /несоответствия по всем критериям аудита МСО - мотивационная политика, реализуемая в компании, общее мотивационное состояние, удовлетворенность трудом как результат процесса формирования мотивации и пр.).
  Программа аудита включает все виды деятельности, необходимые для планирования и организации различных типов и количества аудитов мотивационного состояния организации, а также предоставления ресурсов (например, доступ к документации HR-служб, свободный доступ к опросу аудитируемых работников и т. д.), обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.
  Организация может установить одну или несколько программ аудита МСО. Обязательным условием аудиторской проверки МСО должно стать то, что высшее руководство организации предоставляет полномочия для разработки и реализации программы аудита.
  В свою очередь, лица, назначенные ответственными за разработку и реализацию программы аудита МСО, должны: а) устанавливать, реализовывать, проводить мониторинг, анализировать и улучшать программу аудита мотивационного состояния организации; б) определять необходимые ресурсы и обеспечивать их предоставление.
  Ключевыми работами в процессе разработки и применения программы аудита МСО являются:
  • установление полномочий для программы аудита мотивационного состояния организации;
  • учреждение самой программы аудита МСО, включая цели аудита и область действия, обязанности, ресурсы и процедуры;
  • обеспечение выполнения программы аудита мотивационного состояния организации;
  • мониторинг и анализ программы аудита МСО в целях улучшения ее эффективности и результативности;
  • улучшение программы аудита.
  Блок-схема разработки и реализации программы аудита (на основе Международного стандарта ИСО 19011) представлена на рис. 4.2.
  Программы аудита мотивационного состояния организации могут включать:
  • серию внутренних аудитов мотивационного состояния на текущий год;
  • серию аудитов мотивационного состояния и удовлетворенности трудом персонала на перспективу (3 года);
  • серию аудита мотивационного состояния во времени (5 лет и более);
  • серию аудитов мотивационного состояния по одному конкретному подразделению;
  • серию аудитов мотивационного состояния всех подразделений организации и т. д.
  Разработка и реализация программы аудита мотивационного состояния организации должна включать целенаправленное планирование мероприятий аудита, предоставление ресурсов со стороны руководства организации,

Рис. 4.2. Алгоритм организации аудита МСО

Рис. 4.2. Алгоритм организации аудита МСО

  Примечания:
  1. Рис. 4.2 также иллюстрирует применение методологии PDCA при проведении аудита МСО.
  2. Цифры на этом и всех последующих рисунках относятся к соответствующим пунктам международного стандарта ИСО 19011.

линейных руководителей подразделений или HR-служб организации и установление процедур для проведения аудитов в соответствии с программой.
  Под планированием аудита мотивационного состояния организации понимают описание конкретных видов деятельности аудитора и конкретных мероприятий по аудиту организации.
  Основными стадиями в планировании и проведении аудита мотивационного состояния организации являются:
  • инициация аудита;
  • проведение анализа документации, позволяющей выявить соответствие реализуемой мотивационной политики и уровня мотивационного состояния в компании;
  • подготовка к аудиторским работам на месте (конкретном подразделении или в группе подразделений, подвергающихся аудиторской проверке);
  • проведение аудита на месте, т. е. реализация конкретных аудиторских мероприятий, направленных на выявление несоответствий или подтверждения соответствий проверяемых объектов, влияющих на мотивационное состояние;
  • подготовка, утверждение и распространение отчета по аудиту;
  • завершение аудита (включая необходимую любую последующую работу, например, разработку и проведение коррекционных программ по улучшению уровня мотивационного состояния организации).
  Процесс инициации аудита МСО должен включать:
  • назначение руководителя аудиторской группы или назначение аудитора. Как уже было указано, роль аудитора МСО может выполнять специалист HR- службы, специалист в области гуманитарных технологий, линейный менеджер или высшее руководство;
  • установление целей (задач), области действия и критериев аудита мотивационного состояния организации;
  • определение выполнимости аудита МСО;
  • подбор аудиторской группы (при необходимости или по запросу заказчика аудита МСО);
  • установление начального контакта с проверяемыми подразделениями организации, где будет проходить аудиторская проверка.
  В процессе планирования аудита МСО необходимо:
  • создание плана аудита, в котором документируется порядок проведения аудита МСО, основные методы аудита;
  • распределение конкретной работы или обязанностей между членами аудиторской группы (если таковая имеет место);
  • разработка рабочих документов (опросные листы, контрольные листы и планы выборки).
  В ходе работы на месте (конкретном подразделении организации, где проводится аудиторская сессия) выполняются следующие мероприятия:
  • проведение открытого совещания с проверяемым подразделением;
  • установление каналов связи с проверяемыми и другими в ходе аудита МСО;
  • определение ролей и обязанностей сопровождающих (при необходимости);
  • сбор и анализ документов, описывающих мотивационную политику организации, мотивационные процедуры или проверяемый мотивационный процесс, а также проверка рабочих инструкций, технологической документации и других нормативных документов;
  • сбор и анализ нормативной документации, на соответствие которой будет проводиться проверка (например, утвержденные в организации интегральные мотивационные программы или ключевые показатели эффективности с указанием мотивационного поля);
  • разработка опросника в соответствии с целями аудита мотивационного состояния;
  • сбор и подтверждение информации о мотивационном состоянии организации;
  • выработка наблюдений аудита МСО;
  • подготовка заключений аудита МСО;
  • проведение заключительного совещания с аудиторской группой и заказчиком аудита МСО
  На заключительном этапе аудита МСО составляется отчет по его результатам. В отчете по результатам аудита следует точно отразить то, что было выявлено в процессе аудита. Аудит мотивационного состояния организации считается завершенным, когда вся деятельность, предусмотренная планом аудита выполнена, и утвержденный отчет по аудиту разослан заинтересованным лицам (например, заказчику аудита и подразделениям для ознакомления) в целях соблюдения принципа «открытости» аудиторской проверки.
  В ходе планирования аудита мотивационного состояния, а также в процессе разработки программы аудита необходимо определить методы аудита, которые будут адекватны поставленным задачам.
  Традиционными методами аудита являются:
  1) наблюдение,
  2) опрос,
  3) доказательство (объективное свидетельство),
  4) анализ,
  5) оценивание.
  Наблюдение в процессе аудита мотивационного состояния рассматривается как категорическая констатация факта, которая:
  • строится на ознакомлении, осмотре и изучении конкретного объекта аудита, а именно конкретного процесса формирования мотивации, оказывающего прямое влияние на уровень мотивационного состояния организации и уровень удовлетворенности трудом и лояльности сотрудников;
  • является основным «толчком» для раскручивания ситуации.
  Объектами наблюдения в аудите мотивационного состояния могут стать:
  • использование компетенций работников в организации;
  • процесс поддержания корпоративной культуры;
  • процесс формирования групповой сплоченности;
  • стиль управления руководства по целям организации;
  • документация (утвержденные нормативные документы, свидетельствующие о мотивационных процедурах и мероприятиях);
  • состояние рабочих мест и мест отдыха;
  • технологическое оборудование;
  • поведение сотрудников.
  Другим методом аудита мотивационного состояния организации является опрос, который может включать:
  • анкетирование (опросник). В аудите МСО опросники могут служить методом сбора информации по аудити- руемому объекту, например, в целях выявления отношения коллектива к их непосредственному руководителю или отношение работников к пропагандируемым в компании корпоративным ценностям;
  • непосредственную беседу (интервью) с сотрудниками проверяемого подразделения. Интервью в аудите МСО обычно осуществляются в целях конкретизации полученной аудитором информации или в целях формирования доказательной базы по оцениваемому объекту (конкретному мотивационному процессу или процедуре и т. д.)
  В аудите МСО применяют два типа бесед:
  • свободная беседа - проводящаяся аудитором с руководством проверяемого подразделения по вопросам его отношения к оцениваемым мотивационным процессам или с работниками подразделения в целях сбора и конкретизации информации;
  • формализованная беседа, нацеленная на конкретное формулирование и описание соответствий или несоответствий и уровня мотивационного состояния организации как результата мотивационных процессов.
  Роль аудитора в процессе проведения беседы в ходе аудита мотивационного состояния определяется ее формой:
  • при свободной беседе аудитор не оказывает непосредственного влияния на поведение собеседника, лишь изредка задавая ему направляющие вопросы;
  • при формализованной беседе роль аудитора активнее: он задает большое количество вопросов, оставляя собеседнику возможность лишь коротко отвечать на них.
  В аудите мотивационного состояния средствами опроса аудитору следует учитывать следующие моменты:
  • аудитор общается с сотрудниками, которые выполняют конкретные виды работ или решают конкретные задачи в пределах области аудита МСО;
  • опрос проводится в рабочее время на рабочем месте сотрудника;
  • сотрудник должен быть психологически подготовлен к опросу, при этом следует учитывать состояние собеседника;
  • следует исключить при беседе присутствие начальника (особенно в ходе определения соответствия стиля управления целям организации);
  • необходимо кратко объяснить цель аудита МСО участникам опроса;
  • опрос необходимо начинать с просьбы рассказать о своей работе.
  В процессе опроса подлежат учету:
  • должностные обязанности сотрудника;
  • его квалификация;
  • документы, регламентирующие его работу;
  • оборудование, которое используется сотрудником;
  • продукт (услугу), который производит сотрудник.
  Результаты опроса обобщаются и анализируются вместе с опрашиваемым лицом. Необходимо также поблагодарить опрашиваемое лицо за сотрудничество.
  Доказательство как метод аудита МСО состоит в подтверждении или опровержении какой-либо информации, полученной в процессе аудита мотивационного состояния. Доказательство в аудите МСО характеризуется показателями:
  • надежность аудиторского доказательства зависит в основном от степени его подтверждения и квалификации аудитора;
  • субъективные мнения и заключения членов оцениваемого подразделения, не основанные на фактах, не могут быть использованы в качестве объективных доказательств для подготовки аудитором официального заключения при составлении отчета.
  Метод анализа в процессе аудиторской проверки мотивационного состояния организации позволяет аудитору расчленить проверяемую деятельность на более простые части и установить взаимоотношение этих частей. Например, в ходе выявления соответствия мотивационных процессов в организации ожиданиям руководителя относительно результата мотивации сотрудников, возможно разбить анализ всех мотивационных процессов на конкретные составляющие, такие как экспертиза методов мотивации, экспертиза индивидуального подхода руководства к мотивированию сотрудника и т. д.
  Оценивание как метод аудита мотивационного состояния организации используется для выработки заключения по результатам аудиторской проверки.
  Основными документами в аудите мотивационного состояния организации являются опросный лист, контрольный лист и журнал аудитора.
  Опросный лист представляет собой анкету, содержащую перечень вопросов для проверяемого подразделения или должностного лица, ответы на которые используются для предварительного оценивания мотивационного состояния организации.
  Правила составления опросного листа в аудите мотивационного состояния следующие:
  • опросный лист должен содержать перечень вопросов к руководителю подразделения для предварительной оценки мотивационного состояния и уровня удовлетворенности трудом сотрудников;
  • вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе анализируемых документов, свидетельствующих о реализации мотивационной политики в организации и касающихся наиболее существенных аспектов функционирования процесса мотивации, подлежащего аудиту МСО;
  • вопросы формулируются лаконично, недвусмысленно, они должны быть понятны отвечающим и предусматривать только однозначный ответ («да» или «нет»);
  • вопросы должны располагаться в определенной последовательности, чтобы служить своеобразным «путеводителем» для проведения аудиторской проверки мотивационного состояния организации.
  В ходе обработки опросных листов в работе аудитора целесообразно придерживаться следующих правил:
  • заполненный опросный лист анализируется аудитором на предмет полноты и характера ответов относительно мотивационного состояния и уровня удовлетворенности трудом в конкретном проверяемом подразделении;
  • ответы, вызывающие сомнение в достоверности, подлежат обсуждению с руководителем аудиторской группы, или с руководителем проверяемого подразделения, или с руководителем HR-службы;
  • ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны быть проверены в ходе дальнейшего аудита.
  Контрольный лист (check-list) должен представлять собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору в ходе аудита мотивационного состояния получить информацию о степени соответствия объекта аудита (мотивационной политики, мотивационной программы, методов и процедур мотивации и т. д.) установленным (и ожидаемым руководством) требованиям.
  Правила составления контрольного листа в аудите мотивационного состояния:
  • чек-лист готовится индивидуально каждым членом аудиторской группы, исходя из особенностей того задания, которое ему поручил ведущий аудитор;
  • вопросы должны предоставлять возможность развернутых ответов;
  • вопросы предназначены для получения аудитором свидетельств соответствия мотивационного процесса в организации установленным требованиям;
  Внимание при составлении чек-листа следует уделить:
  • отрицательным ответам в опросном листе;
  • контрольным точкам объекта мотивационного состояния;
  • проблемам, выявленным в ходе предыдущих аудитов (если они проводились);
  • проблемам взаимодействии процесса мотивации с другими организационными процессами.
  Журнал аудитора мотивационного состояния организации (записи, относительно исследуемых процессов мотивации, которые ведет аудитор) - журнал или бланк, в котором аудитор фиксирует факты, результаты бесед, наблюдения и иную информацию, собранную в ходе конкретной аудиторской проверки мотивационного состояния организации.
  Как было указано ранее, основная задача аудита мотивационного состояния состоит в оценке соответствия мо- тивационной политики и удовлетворенности персонала целям организации. Результатами такой оценки станут выявленные несоответствия. Несоответствия (отклонения) должны фиксироваться в документах аудита и обязательно отражаться в отчете по результатам аудита.
  Правила работы с несоответствиями в аудите мотивационного состояния:
  • регистрация несоответствия в случае, если не выполняется требование мотивационной политики или конкретного мотивационного мероприятия (процедуры);
  • необходимо фиксировать только факты;
  • все факты фиксируются полностью и точно;
  • не проводится обобщение отдельных отклонений; необходимо продолжать проверку, если сомнения продолжают возникать в ходе аудита;
  • нельзя сравнивать количество несоответствий. Главным в аудите мотивационного состояния является вид несоответствия.Несоответствия могут классифицироваться по степени локальности для мотивационного состояния, что также должно отражаться в отчете по результатам аудита МСО:
  • значительные несоответствия (серьезный недостаток, который отрицательно воздействует на результативность мотивационной политики, осуществляемой в организации, например, невыполнение на местах регламента мотивационной программы организации);
  • незначительные несоответствия (упущения и сбои в выполнении отдельных требований руководства (персонала) к процессу мотивации, влияющее на общее мотивационное состояние организации, например, хаотичное управление карьерным циклом сотрудников, неиспользование в процессе управления компетенций работников и т. д.);
  • замечания и наблюдения (наблюдения аудитора, которые могут быть положены в основу коррекционных программ по улучшению мотивационного состояния в организации и повышению уровня удовлетворенности трудом персонала. Например, низкая культура внутрифирменных коммуникаций, ведущих к нарушению корпоративного кодекса, низкий уровень сплоченности коллектива и как факт - низкая удовлетворенность трудом и лояльность персонала в организации).
  По итогам аудита мотивационного состояния составляется отчет, который оформляется документально и представляется на заключительной беседе аудитора (аудиторской группы) с заказчиком аудита. Документы по обнаруженным несоответствиям оформляются каждым аудитором и сводятся в итоговый отчет руководителем аудиторской группы. Итоговый отчет по аудиту мотивационного состояния не имеет жестко регламентированной формы и разрабатывается на основе фиксации несоответствий.
  Алгоритм составления аудиторского отчета:
  1. Описание организации (подразделения) - краткая история организации, направление деятельности, кадровый состав, структура управления.
  2. Данные проведенного аудита МСО с представлением опросных листов, контрольных листов, журнала аудитора.
  3. Аналитическая справка по полученным данным, демонстрирующая уровень мотивационного состояния организации, удовлетворенность трудом, лояльность сотрудников и т. д.
  4. Перечень выявленных несоответствий по степени локальности для мотивационного состояния организации.
  5. Аудиторские выводы по проведенному аудиту.
  6. Рекомендации руководству по управлению мотивацией в организации (например, рекомендации по разработке интегральных мотивационных программ).
  После проведения аудита проводится совещание группы с целью подведения итогов аудита и подготовки к заключительной беседе.

 
© www.textb.net