Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


4.1. Цели, задачи и содержание аудита мотивационного состояния организации

  Как известно, основная цель процесса мотивации в менеджменте - это получение максимальной отдачи от использования имеющихся трудовых ресурсов, что позволяет повысить общую результативность и прибыльность деятельности организации. Основные механизмы формирования трудовой мотивации группируются вокруг экономических, административных и социально-психологических методов воздействия на трудовое поведение сотрудников.
  Анализ периодической литературы за 2005-2007 гг. (в частности, «Top-manager», «Персонал Микс», «Управление персоналом») свидетельствует, что наиболее типичными проблемами в организациях, связанными с низкой мотивацией персонала являются:
  • высокая текучесть кадров;
  • высокая конфликтность;
  • низкий уровень исполнительской дисциплины;
  • некачественный труд (брак);
  • нерациональность мотивов поведения исполнителей;
  • слабая связь результатов труда исполнителей и поощрения;
  • халатное отношение к труду;
  • проблемы «общественного сотрудничества» в деятельности фирмы;
  • низкая эффективность воздействия руководителей на подчиненных;
  • низкий уровень межличностных коммуникаций;
  • сбои в производственном процессе;
  • проблемы при создании согласованной команды;
  • противоречия в отношениях между предпринимателем и работником;
  • неудовлетворенность работой сотрудников;
  • низкий профессиональный уровень персонала;
  • безынициативность сотрудников;
  • негативная оценка персоналом деятельности руководства;
  • неудовлетворительный морально психологический климат;
  • организационная неразбериха;
  • недостаточное внимание к учебе и стажировке резерва;
  • нежелание сотрудников повышать свою квалификацию;
  • низкий моральный дух в коллективе.
  Представленные проблемы можно сгруппировать в два блока: первый - имеющий прямую зависимость от экономических методов мотивации, второй - от социально-психологических и административных факторов влияния на уровень мотивационного состояния организации. В результате наглядно видно, что только две проблемы связываются с экономической мотивацией (слабая связь результатов труда исполнителей и поощрения; неналаженность системы стимулирования труда). Все остальные проблемы являются следствием недостаточности внимания к социально-психологическим методам управления трудовой мотивацией. В свою очередь, проблемы, свидетельствующие о низкой трудовой мотивации в организации, напрямую влияют на уровень удовлетворенности трудом персонала, что сказывается как на индивидуальной эффективности сотрудников, так и на общей эффективности функционирования организации.
  В связи с внедрением в процесс управления гуманитарных технологий, направленных на активизацию и развитие личностного и профессионального потенциала работников, определяется необходимость анализа мотива- ционного состояния компании как одного из аспектов, влияющих на продуктивность функционирования организации. В целях детального исследования факторов влияния и механизмов формирования трудовой мотивации персонала целесообразно использовать понятие «аудит мотивационного состояния организации и удовлетворенности трудом сотрудников».
  «Auditor» в переводе с латинского языка означает «слушатель». Так в духовных училищах первоначально называли учащегося, который по заданию учителя выслушивал («audit» - он слышит) других учащихся, проверял, как усвоены ими уроки. В дальнейшем это слово стало применяться для обозначения некоторых профессий, связанных с особой доверительностью.
  Целесообразно уточнить понимание аудита в современном контексте. Словарь Уэбстера (изд. 1988 г.) определяет аудит как проверку и подтверждение правильности ведения счетов коммерческого или общественного предприятия, проводимую квалифицированными специалистами. Международная федерация бухгалтеров рассматривает аудит как независимое исследование финансовой отчетности или связанной с ним финансовой информации предприятия независимо от формы собственности. Такое исследование завершается выражением точки зрения аудитора (аудиторским заключением).
  Вместе с тем использование данных определений понятия аудита для целей исследования мотивационного состояния организации представляется весьма ограниченным. Более перспективным для разработки технологии аудита мотивационного состояния организации представляется подход, в котором за основу определения понятия аудита берутся требования международного стандарта ИСО19011 (Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing).
  Опираясь на требования международного стандарта, аудит мотивационного состояния организации можно определить как систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита мо- тивационных процессов в организации и объективного их оценивания для установления степени выполнения согласованных критериев аудита в целях определения уровня общеорганизационного мотивационного состояния.
  Аудиты можно подразделить на внутренние и внешние.
  Внутренние аудиты, иногда называемые «аудитами первой стороной», проводятся обычно самой организацией или от ее имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии. Во многих случаях, в частности для малых организаций, независимость может быть продемонстрирована освобождением ответственности за проверяемую деятельность.
  Внешние аудиты включают аудиты, обычно называемые «аудитами второй стороной» или «аудитами третьей стороной». Аудиты второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями.
  Аудит мотивационного состояния организации обычно организуется как внутренний аудит, осуществляемый руководителем, специалистами HR-службы или консультантами в целях выявления несоответствий реализуемой в организации мотивационной политики, которые оказывают прямое влияние на формирование мотивационного состояния в организации.
  В связи с введением в организационную структуру специалистов в области гуманитарных технологий осуществление аудита мотивационного состояния можно рассматривать и как функциональную задачу гуманитарного технолога.
  Цель аудита мотивационного состояния организации (МСО) состоит в установлении того, что мотивационное состояние организации и уровень удовлетворенности трудом соответствует:
  • запланированным целям организации;
  • требованиям разработанных в организации интегральных мотивационных программ;
  • требованиям самой организации;
  • интересам и потребностям сотрудников;
  • интересам и потребностям клиентов.
  Кроме того, аудит должен представить убедительные свидетельства того, что мотивационная политика компании распространяется в организации результативно и поддерживается в рабочем состоянии.
  Аудит МСО может определяться как инструмент менеджмента, а результаты аудиторской проверки дают ответы на вопросы:
  • Насколько сотрудники информированы о том, каких изменений в их трудовом поведении от них ожидают в процессе реализации мотивационных программ?
  • Действуют ли сотрудники соответствующим образом?
  • Применяются ли методы мотивации эффективно?
  Результаты аудита МСО позволят руководителю внедрить изменения в мотивационные процессы в компании и по возможности устранить:
  • возможность производства продукции или услуг низкого качества;
  • получение жалоб от потребителя;
  • финансовые потери;
  • ухудшение или потерю имиджа организации.
  Аудит мотивационного состояния организации может рассматриваться как аудит результатов процесса мотивации. В связи с этим основными задачами аудита выступают:
  • выявление и определение того, соответствующим ли образом организован мотивационный процесс в организации;
  • внедрены и поддерживаются ли в рабочем состоянии процедуры мотивации;
  • эффективен и результативен ли процесс мотивации;
  • соответствует ли процесс мотивации требованиям организации.
  • адекватна ли мотивационная политика организации требованиям, установленным самой организацией;
  • удовлетворяет ли мотивационная политика организации требованиям работающих в ней сотрудникам и требованиям времени;
  • выполняются ли запланированных мотивационные мероприятия и способствуют ли они достижению запланированных результатов трудового поведения сотрудников;
  • устанавливаются и устраняются ли причины обнаруженных несоответствий для предупреждения их повторного возникновения;
  • устанавливаются и устраняются ли причины потенциальных несоответствий для предупреждения их возникновения;
  • выявляются ли возможности для улучшения мотива- ционного состояния организации.
  В требованиях Международного стандарта к аудитам определяются критерии аудита, такие как совокупность политик, процедур или требований. Под критериями аудита МСО могут рассматриваться:
  • мотивационная политика в организации;
  • мотивационные процедуры;
  • внутренние организационные стандарты;
  • внешние стандарты, законы и нормы;
  • требования систем менеджмента качества;
  • требования персонала организации к процессу мотивации.
  Критерии аудита используются в качестве ориентира, с которым в дальнейшем сравниваются свидетельства аудита.
  В свою очередь, под свидетельством аудита понимают записи, изложение фактов или другую информацию, которая связана с критериями аудита и может быть проверена. В рамках проведения аудита МСО под свидетельствами аудита можно рассматривать качественную и (или) количественную информацию относительно мотивационной политики, реализуемой в компании, используемых моти- вационных процедурах, отношении персонала к мотива- ционным процессам в организации и пр.
  Результатом оценки свидетельства аудита являются наблюдения (выводы) аудита. Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.
  В результате проведения аудита МСО составляется заключение по результатам аудита. Опираясь на требования Международного стандарта, под заключением необходимо понимать выходные данные аудита, которые предоставляются аудиторской группой после рассмотрения целей аудита МСО и всех наблюдений аудита. В заключении по результатам аудита МСО необходимо отобразить:
  • уровень соответствия организационным ожиданиям относительно удовлетворенностью трудом сотрудников и реальным уровнем их удовлетворенности;
  • уровень мотивационного состояния организации (соответствие интегральных мотивационных программ и реализующихся в компании мотивационных процедур целям организации);
  • уровень лояльности персонала к организации (соответствие позиций корпоративного кодекса и действительным уровнем приверженности сотрудников).
  В процессе подготовки и планировании аудита мотива- ционного состояния организации необходимо выделять основных участников аудита. Под участниками аудита МСО следует рассматривать: заказчика аудита, проверяемую организацию (подразделение в организации), аудитора, аудиторскую группу и технического эксперта.
  Заказчиком аудита МСО может быть руководство организации, руководство подразделения в организации или иное лицо, инициировавшее проведение аудита. Исходя из понимания аудита мотивационного состояния как внутреннего в аудите МСО, нет необходимости придерживаться требования Международного стандарта о наличии регламентирующего или контрактного права у заказчика на заказ аудита.
  Под проверяемой организацией понимается организация или конкретное подразделение в организации, подвергающиеся аудиту мотивационного состояния.
  Аудитором, проводящим аудит мотивационного состояния в организации, может быть лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита МСО. Как правило, аудитором МСО является специалист HR-службы, осуществляющий проверку соответствий между интегральными мотивационными программами и реальным состоянием дел внутри организации относительно мотивационного состояния персонала. Сегодня, в связи с начавшейся подготовкой специалистов в области гуманитарных технологий, можно предположить, что аудитором МСО потенциально может выступать гуманитарный технолог организации.
  В ряде случаев аудиторскую деятельность осуществляет не один, а несколько аудиторов. В этом случае имеет смысл говорить об аудиторской группе, в которую кроме аудиторов может входить и технический эксперт. Техническим экспертом обычно является лицо, предоставляющее аудиторской группе специальные знания или опыт; при этом под специальными знаниями рассматриваются те, что относятся к организации, процессу или деятельности, подлежащей проверке. В конкретной организации в роли технических экспертов могут рассматриваться линейные руководители подразделений, специалисты службы управления персоналом, руководители организации высшего уровня управления, имеющие информацию об осуществляющихся в компании мотивационных мероприятиях. Технический эксперт не является аудитором и не участвует в подготовке свидетельств аудита или других итоговых документов.
  Определяя содержание и сущность аудита мотивационного состояния, необходимо определить принципы аудита МСО. Следование им делает аудит результативным и надежным инструментом при реализации политики и целей организации, инструментами, основываясь на которых организация может улучшить свою деятельность. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и для обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга, в аналогичных условиях, придут к аналогичным заключениям. В связи с этим различаются принципы, относящиеся к аудитору, к процессу аудита и к организации аудита.
  Принципы деятельности аудитора:
  • этичное поведение - основа профессионализма;
  • при проведении аудита важно доверие, честность, конфиденциальность и тактичность.
  • добросовестное изложение - обязательство правдиво и точно представлять отчет. Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и отчеты по аудиту правдиво и точно отражают аудиторскую деятельность. Предоставляется отчет о значительных трудностях, встретившихся при аудите, и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организации;
  • должное профессиональное внимание - приложение усердия и рассудительности при проведении аудита. Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности.
  Следующие принципы проведения аудита относятся к процессу аудита, который, согласно определению, является независимым и систематическим.
  • Независимость - основа беспристрастности аудита и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы независимы от проверяемой деятельности и свободны от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита.
  • Подход, базирующийся на доказательствах, - рациональный метод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результатам аудита в процессе систематического аудита.
  • Свидетельства аудита проверяемы. Так как аудит проводится в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита.
  Принципы, относящиеся к организации аудита:
  • принцип единообразия (каждая аудиторская проверка мотивационного состояния организации осуществляется по единой установленной процедуре, что обеспечивает ее упорядоченность, однозначность и сопоставимость);
  • принцип системности (планирование и проведение аудиторских проверок мотивационного состояния организации по различным процессам мотивацион- ной системы осуществляется с учетом установленной структурной взаимосвязи политика - программы - процедуры - общая результативность трудового поведения);
  • принцип документированности (проведение каждой аудиторской проверки МСО определенным образом документируется, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом мотивационном состоянии организации);
  • принцип предупредительности (каждая аудиторская проверка МСО планируется, и персонал проверяемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудиторской проверки, чтобы обеспечить аудиторам необходимый уровень доверия и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных);
  • принцип регулярности (аудиторские проверки МСО проводятся с определенной периодичностью, чтобы все процессы мотивационной системы и все подразделения организации были объектом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства организации);
  • принцип доказательности (процедуры и методы, используемые в аудиторских проверках МСО, должны обеспечивать надежность заключений по результатам аудиторских проверок);
  • принцип независимости (проводящие аудиторские проверки лица не несут прямой ответственности за проверяемую деятельность и не должны зависеть от руководителя проверяемого подразделения, чтобы исключить возможность необъективных и пристрастных выводов аудиторских проверок мотивационного состояния организации);
  • принцип открытости (результаты каждой аудиторской проверки МСО носят открытый характер, т. е. являются доступными для ознакомления любым сотрудником проверенного подразделения и организации в целом).
  Таким образом, аудит мотивационного состояния организации является необходимым средством выявления несоответствий между ожиданиями относительно мотивационной политики, влияющей на формирование трудового поведения персонала, и действительным состоянием дел в конкретном подразделении (или организации в целом), свидетельствующем о реальном уровне мотивационного состояния, общей удовлетворенности трудом и лояльности сотрудников.

 
© www.textb.net