Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


4.6. Контакты с потенциальными донорами

  Непосредственным контактам и даже письменным обращениям должен предшествовать предварительный телефонный звонок в офис потенциального донора. Во время этого разговора, предварительно представившись, фандрейзер сообщает о намерении его организации обратиться за поддержкой, уточняет наименование и адрес организации-донора, фамилии, имена и т. д. первых лиц фирмы или должностных лиц, которым необходимо направить предложение. Все эти сведения может сообщить секретарь приемной офиса или референт фирмы. Беспокоить первых лиц на этом этапе нет необходимости.
  После таких предварительных звонков осуществляется рассылка письменных обращений с предложениями оказать поддержку конкретному проекту. Текст обращения должен быть кратким, лучше — не менее одной страницы, но не более 2-3 страниц. Текст предложения должен отвечать ряду требований к оформлению и содержанию.
  Обращение — в идеале — должно быть персонифицировано («Многоуважаемый Сергей Павлович!»). При наличии добротной базы данных в компьютерной технологии обеспечить персонифицированность каждого обращения не представляет проблемы. Обращение типа «Уважаемый (ая)...», где на свободное место от руки вписываются или впечатываются на машинке данные адресата, оставляют у получателя неприятный осадок. В этом случае лучше уж использовать вежливое безличное обращение типа «Многоуважаемые коллеги» и т. п.
  Важны стиль и интонация обращения — доверительный, не засушенный «канцеляритом», но и без неуместной фамильярности и игривости, а самое главное — не униженно-просительный. Речь идет фактически о приглашении к сотрудничеству. Поэтому и стиль письма, манера обращения должны быть соответствующие — приглашение (с чувством собственного достоинства) к партнерству в реализации интересного проекта.
  Собственно текст должен с самого начала, желательно в одной фразе содержать суть предложения («Предлагаем Вам принять участие в реализации такой-то программы»). Получатель письма должен сразу, без долгих предисловий понять, что собственно ему предлагается.
  Затем должны следовать сведения о сроках и месте реализации предлагаемого проекта или программы. Иногда этих сведений уже оказывается достаточно получателю, чтобы сориентироваться относительно привлекательности предложения.
  Необходимо также сообщить об уникальности и социальной значимости предлагаемого проекта.
  Далее в письме должны следовать сведения об организаторах (координаторах) реализации проекта (организации или лицах), а также об их компетентности, опыте проведения аналогичных работ.
  Важно сообщить также об отношении органов власти к данному проекту, даже если они не выделяют средств на его реализацию, важно знать, информированы ли властные инстанции, поддерживают ли они эту деятельность. Такие поддержка и одобрение важны для уверенности доноров в том, что их не втягивают в сомнительную махинацию, оценки перспектив развития PR фирмы по отношению к органам власти и т. п.
  В обращении должны также содержаться сведения о других потенциальных или реальных донорах, которые уже проявили интерес к данному проекту или на чью поддержку фандрейзеры рассчитывают. Это важно для того, чтобы получатель понял, в какой компании он окажется, откликнувшись на данное обращение. В связи с этим заслуживает внимания такая уже упоминавшаяся деталь американского опыта фандрейзинга, как «мэтчинггранте», когда фирма обещает предоставить помощь, например, на 1 доллар, при условии, что организаторы найдут поддержку на 4 доллара у других доноров. Формула «мэтчинг гранте» может быть различной (1/10, 1/1 и т. д.). Главным достоинством такой практики является стимулирующее воздействие, поиск более широкого круга доноров, большая ответственность учреждения культуры, которое принимает комбинированную помощь нескольких фирм. Кроме того, потенциальный донор убеждается, что он не первый и не последний «у раздачи». Правда, некоторые доноры предпочитают как раз оказывать поддержку именно в одиночку, но такое встречается не очень часто.
  Полезно также сообщить, привлечено ли к программе внимание СМИ и каких, будет ли освещаться реализация проекта, заключительное мероприятие в СМИ.
  Интерес у адресата, несомненно, могут вызвать сведения о льготах и преимуществах, которые может дать ему поддержка данного проекта (реклама, налоговые льготы, преимущества сотрудникам и их семьям и т. п.).
  Ниже приведен пакет предложений для взаимного сотрудничества, предлагаемый потенциальным спонсорам Пермским театром оперы и балета им. П. И. Чайковского:
  • использование логотипа или названия;
  • аккредитация продукта или услуги;
  • использование торговой марки;
  • перенос названия фирмы-спонсора на продукт искусства;
  • реклама — бесплатная, визуальная, сопутствующая, маркетинг;
  • рекламные мероприятия — упоминание в прессе, объявления, пресс-конференции ит. д.;
  • мероприятия, специально организованные для клиентов фирмы;
  • реклама и сбыт продукта;
  • развитие связей с общественностью;
  • ассоциация с продуктом или услугой;
  • совместное спонсорство;
  • конкурсы;
  • налоговые льготы.
  Льготы, которые получают спонсоры:
  • право размещения логотипа в рекламных материалах: буклетах, программах; количество и место размещения логотипа зависит от размера спонсорской помощи;
  • упоминание в качестве спонсора в пресс-релизах, других информационных материалах, а также в платных рекламных материалах в СМИ;
  • публичное выражение благодарности перед началом мероприятия;
  • возможность выставить плакаты, рекламные щиты, стенды с названием фирмы и ее продукции в фойе театра, а также на прилегающей к театру территории;
  • право устанавливать киоски с информационными материалами о продукте фирмы-спонсора, сувенирами, сопутствующими и рекламными товарами;
  • возможность проецировать, когда это допустимо, логотип или девиз корпорации на театральный занавес, стену фойе, зала и т. п.;
  • право приглашать клиентов, партнеров, поставщиков и сотрудников фирмы на просмотры и презентации;
  • бесплатные билеты (в оговоренном количестве) на премьеры;
  • экскурсии за кулисы и неформальные встречи с режиссерами и актерами;
  • право организовывать один или несколько приемов с приглашением актеров, журналистов.
  Необходимо сообщить также, на что именно необходимы средства поддержки. При отсутствии таких сведений возникают вполне обоснованные подозрения, что либо организаторы — типичные «романтики» и толком не представляют экономическую сторону дела, либо они пытаются испрашивать деньги на факт собственного бытия. Конкретные суммы в предварительном обращении лучше не сообщать, так же как и прикладывать конкретную смету расходов. Но формированию доверия донора к заявителям будет способствовать, например, фраза «С полной сметой расходов Вы можете ознакомиться при личной встрече».
  Той же цели может служить и приглашение потенциальному донору войти в оргкомитет, принять участие в итоговом совещании и прочих мероприятиях, имеющих отношение к контролю использования средств.
  Полезно также ближе к концу текста предупредить адресата, что в течение ближайшей недели после получения им обращения ему позвонят по поводу личной встречи, на которой, если он пожелает, можно будет обсудить возможность сотрудничества и получить дополнительную информацию.
  И наконец, в основном тексте обращения должны содержаться сведения о контактном телефоне и конкретных лицах, у которых потенциальный донор может получить дополнительные сведения.
  Подписан текст обращения может быть как организаторами проекта (эти сведения могут ничего не говорить адресату), так и кем-то из известных лиц с репутацией входящих в группу поддержки проекта.
  Обращение может дополняться приложениями (информационными материалами, откликами в прессе и т. п.). Однако на этом, сугубо предварительном этапе не следует перегружать адресата информацией. Лучше оставить предъявление этих документов и материалов до личной встречи.
  Текст обращения и приложений должен иметь хороший дизайн (на фирменном бланке, с использованием хороших шрифтов и т. д.). Дизайн текста предложения должен дополняться соответствующим дизайном конверта. Однако не следует слишком увлекаться оформлением конвертов (шелкография, золотое тиснение и т. п.) — это может только насторожить потенциального донора, натолкнув его на небезосновательные мысли о том, на что могут пойти его средства. Дизайн документации вообще должен выдерживаться в стиле что называется «скромно, но со вкусом».
  Рассылка может осуществляться как по почте, так и с нарочным. Дата рассылки должна быть зафиксирована и введена в базу данных учета.
  За рассылкой спустя несколько дней должен следовать телефонный звонок, цель которого — договориться о личной встрече с ответственным должностным лицом.
  В случае достижения договоренности (а значит и проявленного интереса) проводится собеседование. Сам его факт — уже немалое достижение фандрейзеров. Поэтому необходимо закрепить этот успех.
  К собеседованию важно тщательно подготовить все необходимые документы и материалы (устав, положение, полное описание проекта, сметы затрат и доходов, отзывы, рекомендации, справка о налоговых льготах, гарантийные письма других доноров, иллюстративные материалы, фотографии, схемы и т. д.), чтобы быть готовым дать ответы на вопросы, которые могут возникнуть при встрече. На встречу фандрейзеру лучше идти не одному, а привлечь к участию в ней (или в наиболее важных встречах) авторитетного и известного члена правления, оргкомитета или группы поддержки. Это может решающим образом сказаться и на ходе беседы, и на ее результатах.
  На встречу лучше не опаздывать и являться вовремя. Заранее приходить в офис и ждать назначенного времени не стоит. И в этом случае полезно помнить, что фандрейзинг — не попрошайничество, а фандрейзер — не проходимец и не униженный проситель. Речь идет о возможном сотрудничестве и партнерстве в социально важном деле, которое может отвечать интересам обеих сторон. После представления и знакомства следует кратко и внятно, изложить суть дела и ваше понимание взаимных интересов сторон, ответить на возникшие вопросы.
  Ни в коем случае не следует настаивать на однозначном ответе по итогам встречи. Это право потенциального донора. Если он сочтет возможным это решение принять — вы сэкономите некоторое время. Со стороны же фандрей- зера единственным результатом встречи может быть договоренность о сроках принятия решения потенциальным донором и способе информирования об этом решении (кто кому и когда звонит или отправляет письмо, факс).
  Но при любом исходе встречи, вернувшись в свой офис, необходимо подготовить и отправить вашему собеседнику письмо или факс с благодарностью за внимание, проявленное к проекту, и участие в его обсуждении. И, разумеется, такую письменную благодарность необходимо направить после получения окончательного решения — вне зависимости от его характера. Такая письменная благодарность — не навязчивость, она необходима функционально:
  • прежде всего — это дополнительное напоминание о том, что «существует такой вопрос»;
  • ее получатель понимает, что попал в цепкие руки профессионалов;
  • самое главное, вы действительно добиваетесь представления о себе как о профессионалах («Эти ребята умеют благодарить и от благодарности не переломятся»). Кроме того, человек действительно нашел время для встречи и обсуждения. В случае положительного решения и получения поддержки (есть все-таки некоторая разница между «я тебе дам» и «на, возьми») такую письменную благодарность надо оформить в респектабельном дизайне, она должна быть подписана известными людьми — членами вашей группы поддержки или оргкомитета. Донор будет хранить ее, демонстрировать партнерам и коллегам. Для него это элемент его PR, и в этом ему надо помочь, сполна удовлетворив эту его потребность.
  В случае позитивного решения вопроса соответствующие данные заносятся в систему учета. В случае отказа — обязательно (категорически обязательно!) следует выяснить причину отказа. Это выяснение — долг профессиональной чести фандрейзера. Мы видели общность интересов, но партнерство не состоялось. Значит, мы в чем-то ошиблись и для нас важно понять — в чем. Успокоенность простым отказом, с одной стороны, свидетельствует о несерьезности обращения о поддержке (сами, наверное, не верят в успех дела, работают «на арапа»), а с другой — не дает перспективы дальнейшей работы. Поэтому профессиональное отношение к фандрейзингу предполагает обязательное уяснение мотивов отказа.
  Между тем разъяснение отказа может стать новой перспективой сотрудничества — все дело в том, как к нему относиться и как строить последующие отношения, учитывая мотивы потенциального дарителя. Если отказ мотивируется отсутствием денег («нам бы кто помог!»), — они могут появиться потом: раз кончаются деньги, должно когда-то закончиться и их отсутствие. Если все деньги идут на развитие банка или предприятия — отлично, открывается перспектива в дальнейшем. Если круг оказания помощи уже определен — тоже хорошо. Это значит, что в этой фирме имеется специальная структура и есть специальные люди, профессионально занимающиеся организацией благотворительности. Значит, в такой организации больше шансов получить поддержку и помощь. Задача заключается в том, чтобы узнать сроки и порядок рассмотрения заявок. Если же отказ мотивируется тем, что «нас уже обманывали», то тем более стоит сохранить профессиональное «лицо» и продолжить знакомство, попытаться наладить контакты и отношения без получения средств и финансовых обязательств на первых порах.
  И в любом случае не следует воспринимать отказ как проявление пренебрежения к вашему делу и вам лично. Фандрейзинг — это работа, имеющая свою специфику и предполагающая определенный профессионализм. Поэтому не следует утрачивать чувство профессионального и личного достоинства, а также, что весьма немаловажно, чувство юмора.
  Развитие хороших отношений. Как только предложение будет принято, надо определить порядок оказания поддержки: кто готовит договор, или будет простое перечисление средств, или будет произведена оплата счетов.
  Приведем пример формы договоров о финансовой и информационной поддержке Пермского академического театра оперы и балета:

ДОГОВОР О ФИНАНСОВОЙ ПОДДЕРЖКЕ ТЕАТРА

  Пермь, 1 января 2002 года
  Пермский государственный академический театр оперы и балета им. П. И. Чайковского, именуемый в дальнейшем «Театр», в лице директора Пичкалева А. Е., действующего на основании Устава, с одной стороны, и ОАО Банк «Пермькредит», именуемый в дальнейшем «Банк», в лице председателя правления банка Шурыгина А. Б., действующего на основании Устава банка, с другой стороны, совместно в дальнейшем именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем.
  1. Предмет договора
  1.1. В соответствии с условиями настоящего договора Банк обязуется предоставить Театру денежные средства в порядке и на условиях, установленных настоящим договором, а Театр обязуется принять указанные денежные средства и использовать последние для финансирования
  мероприятий, обеспечивающих развитие культуры, высоких творческих традиций, создания новых спектаклей и театральных проектов для детской и взрослой аудитории.
  2. Обязанности сторон
  2.1. Банк обязуется:
  2.1.1. Оказывать в течение срока действия настоящего договора благотворительную помощь в размере____ (____ ) по графику, предоставлять Театру ежемесячно, в срок не позднее 30-го числа соответствующего месяца денежные средства. При этом предоставление Банком Театру указанных в настоящем подпункте денежных средств осуществляется посредством перечисления соответствующих сумм денежных средств по указанным в настоящем договоре платежным реквизитам.
  2.1.2. Предоставить Театру свои информационные материалы и фирменный логотип.
  2.2. Театр обязуется:
  2.2.1. Использовать денежные средства, указанные в п. 2.1. настоящего договора, для финансирования указанных в п. 1.1. настоящего договора мероприятий.
  2.2.2. Упоминать Банк в качестве спонсора Театра и размещать логотип Банка во всех видах печатной рекламной продукции (афишах, буклетах, программах, в том числе во время гастролей Театра по территории Российской Федерации), а также на специальном рекламном щите, расположенном в фойе Театра.
  2.2.3. Помещать во всех связанных с деятельностью Театра публикациях средств массовой информации (телевизионных программах, радиопередачах, публикуемых в газетах и журналах статьях, рецензиях, заметках) информацию, содержащую указание о Банке как о спонсоре Театра.
  2.2.4. Выделять в течение срока действия настоящего договора в безвозмездное пользование Банку по 2 (два) места на все спектакли из репертуара Театра на текущий месяц.
  2.3. Настоящим пунктом Стороны подтверждают, что Театр обязуется использовать денежные средства, указанные в п. 1.1. настоящего договора, в целях, названных в указанном пункте. При этом Банк имеет право осуществлять контроль за целями использования денежных средств, предоставляемых Банком Театру в соответствии с условиями настоящего договора, а Театр обязуется по первому требованию Банка предоставлять последнему отчет о целях использования указанных денежных средств.
  3. Ответственность сторон
  3.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в порядке, установленном действующим на территории Российской Федерации законодательством.
  4. Прочие условия
  4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания его Сторонами и действует до 31.12.2002 года включительно.
  4.2. Взаимоотношения сторон, неурегулированные настоящим договором, регламентируются положениями действующего на территории Российской Федерации гражданского законодательства.
  4.3. Изменение и дополнение настоящего договора осуществляется на основании составляемого и подписываемого Сторонами единого документа — дополнительного соглашения к настоящему договору.
  4.4. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному — для каждой Стороны.
  Адреса и реквизиты сторон Театр: 614000, г. Пермь, ул. Коммунистическая, 25а,
  ИНН 5902290272; расчетный счет № 40603810300000000005 в ООО АКБ «Каури» (корреспондентский счет № 30101810600000000796 в ГРКЦ ГУ ЦБ РФ по Пермской области (БИК 045773796)), код ОКПО 02192570, код ОКОНХ 93611.
  Банк: 614000, г. Пермь,
  ул. Орджоникидзе, 43;
  кор/счет № 30101810300000000834
  в ГРКЦ ГУ ЦБ РФ по Пермской области, БИК 045773834, код ОКПО 44828195, код ОКОНХ 96190.
  Подписи сторон:
  Директор театра Пичкалев А. Е.___
  Председатель правления банка Шурыгин А. Б. ___

ДОГОВОР ОБ ИНФОРМАЦИОННОЙ ПОДДЕРЖКЕ ТЕАТРА

  Пермь, 1 января 2002 г.
  Пермский государственный академический театр оперы и балета им. П. И. Чайковского, именуемый в дальнейшем «Театр», в лице директора театра Пичкалева Анатолия Евгеньевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ЗАО «Мьюзик радио», именуемое в дальнейшем «Радио», в лице генерального директора Колесникова Дмитрия Владимировича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
  1. Предмет договора
  1.1. Театр поручает, а Радио принимает на себя обязанности по организации информационной поддержки деятельности Театра средствами Радио.
  1.2. Стороны имеют право привлекать для выполнения своих обязанностей по настоящему договору контрагентов, в том числе на коммерческой основе. Расчеты с контрагентами стороны осуществляют за счет собственных средств.
  2. Обязанности сторон
  2.1. Радио принимает на себя следующие обязательства:
  2.1.1. Размещение информационного ролика Театра в эфире Радио в объеме не более 30 (тридцати) трансляций в неделю в соответствии с согласованным сторонами настоящего договора графиком трансляций.
  2.1.2. Изготовление информационного ролика продолжительностью до 30 секунд (не менее 4 раз в месяц).
  2.1.3. Размещать информацию о текущем репертуаре театра.
  2.1.4. Информационное освещение специальных событий театра (премьер, юбилеев, открытие, закрытие театрального сезона, День театра и пр.).
  2.1.5. Создание тематической передачи о театре с выходом в эфир по мере необходимости.
  2.1.6. Размещение поздравлений сотрудников театра с юбилеями по заявкам театра.
  2.1.7. Организация и проведение совместных с театром акций.
  2.2. Театр принимает на себя следующие обязательства:
  2.2.1. Предоставление права генерального медиа-спонсорства Театра.
  2.2.2. Обязательное упоминание Радио в средствах массовой информации в формулировке: «Генеральный медиа-спонсор театра — „Мьюзик радио"», а также в печатной и иной продукции рекламного характера с использованием помимо указанного текста эмблемы Радио на протяжении всего срока действия договора.
  2.2.3. Ежемесячное предоставление 10 билетов на спектакли Театра для награждения победителей конкурсов, проводимых Радио.
  2.2.4. Безвозмездное предоставление помещения Театра в день профессионального праздника или юбилея «Мьюзик радио» (по предварительному согласованию).
  2.2.5. Безвозмездное предоставление по 2 места на все спектакли текущего репертуара Театра.
  2.2.6. Предоставление права на размещение рекламных материалов в помещении Театра во время премьерных спектаклей.
  2.2.7. Размещение джингла Радио в качестве звонков перед началом спектаклей Театра.
  2.2.8. Трансляция эфира «Мьюзик радио» в театральном парке перед началом спектаклей.
  2.2.9. Размещение светового короба «Мьюзик радио» в фойе театра.
  2.3. Любые информационные сообщения о проводимых Театром акциях с участием третьих лиц осуществляются Радио по отдельной заявке Театра на основе коммерческих контрактов по действующим на Радио расценкам.
  3. Срок действия договора
  3.1. Настоящий договор действует с момента его подписания обеими сторонами до 31.12.2002 г. включительно. В случае, если ни одна из сторон не уведомила другую в письменном виде о намерении не возобновлять действие настоящего договора на следующий срок, он считается пролонгированным на следующий календарный год.
  3.2. Договор может быть расторгнут досрочно по соглашению сторон, оформленному в письменном виде.
  4. Ответственность сторон
  4.1. За неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
  5. Юридические адреса и реквизиты сторон
  Театр: 614000, г. Пермь,
  ул. Коммунистическая, 25а,
  р/с 40603810300000000005 в банке «Каури», к/с 0101810600000000796,
  БИК 04573796, ИНН 5902290272, ОКПО 02192570, ОКОНХ 93611
  Подписи сторон:
  Генеральный директор «Мьюзик радио» Колесников Д. В. ___
  Директор театра Пичкалев А. Е. ___

  При любом исходе контактов по поводу конкретного проекта профессиональный подход к фандрейзингу предполагает выстраивание долговременных отношений с донорами — реальными и потенциальными. Этой цели служит формирование у них чувства сопричастности, ответственности заделофандрейзерной организации. Для этого необходимо ненавязчиво, но систематически втягивать доноров в орбиту интересов вашей организации. Подобная деятельность по созданию благоприятной почвы для развития отношений с донорами («окучивание») может включать в себя ознакомление доноров с планами работы, новыми программами; информирование о проводимых мероприятиях; знакомство с итогами работы, отчетами о реализации проектов; приглашения на заседания правления и прочие мероприятия; рассылка билетов, приглашений, программ. Эти и другие действия могут быть направлены на первых лиц и лиц, принимающих решения по поводу фандрейзинга, других сотрудников, коллективы, членов семей.
  Если поддержка оказывается вследствие личных симпатий ответственных лиц, спонсируемая организация и проект оказываются весьма уязвимыми. Чем глубже корнями уйдет спонсорство в деятельность некоммерческой организации, тем дольше будут продолжаться обязательства спонсора, а значит, успешнее будет проект. Важным условием успеха является поддержание тесного контакта со спонсором в течение всего периода осуществления проекта. Чем теснее сотрудничество, тем успешнее будет проект, а это обещает и более продолжительную дальнейшую связь со спонсором.
  Не лишним будет и предоставление донору официального финансового отчета об использовании его средств. Во-первых, такой отчет может пригодиться донору в его контактах с финансовыми и налоговыми органами, а во- вторых, будет способствовать развитию доверительных отношений.
  Однако зависимость от спонсора в ежедневной деятельности делает организаторов уязвимыми при изменения политики или кадрового состава руководства спонсирующей организации. Поэтому полезно следовать правилу «не класть все яйца в одну корзину» и работать с достаточно широким кругом доноров.

 
© www.textb.net