Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


2.5. Мотивация в сфере информатизации

  При планировании и организации какой-либо работы руководитель, как правило, определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации. Поэтому, мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя (в данном случае - руководителя) и других людей (подчиненных) к определенной деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации.
  В теории менеджмента данная функция рассматривается относительно персонала организации, что предопределяет объект мотивации. Это либо труд и, тогда, мотивация труда - это стимулирование работника или группы работников к деятельности по достижению целей предприятия через удовлетворение их собственных потребностей, либо сам человек - работник данной организации и, тогда, мотивация - это внутреннее состояние человека, связанное с потребностями, которое активизирует, стимулирует и направляет его действия к поставленной цели.
  Мотивация делает поведение человека целенаправленным. Цель, в контексте мотивации, - это то, что может привести к ликвидации испытываемого человеком состояния нужды в чем-либо. Достижение цели приводит к уменьшению или исчезновению напряжения.
  Основными функциями мотивации являются:
  • побуждение к действию;
  • направление деятельности;
  • контроль и поддержание поведения.
  Побуждение к действию. Мотивы - это то, что заставляет человека действовать или является стимулом к действию. В этом смысле человек, активно действующий для достижения определенной цели, которая позволит ему удовлетворить какую-либо потребность, будет рассматриваться как мотивированный, а пассивный или бездействующий - как немотивированный или обладающий низкой мотивацией.
  Направление деятельности. Люди постоянно принимают решения о том, как они будут достигать своих целей. Например, работник, стремящийся произвести благоприятное впечатление на своего руководителя, может выбирать разные варианты поведения: работать особенно усердно над важной задачей, оказать руководителю какую-то услугу или польстить ему. Все эти действия имеют нечто общее - они представляют собой некоторые выборы, которые направляют усилия человека на достижение определенной цели, позволяющей удовлетворить соответствующую личную потребность.
  Контроль и поддержание поведения, направленного на достижение цели, выражается в определенной настойчивости в достижении этой цели. Мотивация делает человека пристрастным, заинтересованным. Так человек, поведение которого определяется денежной мотивацией, стремящийся к зарабатыванию денег, в разных ситуациях и при разных обстоятельствах будет действовать в соответствии с этой доминантой. Поставленные перед ним задачи или открывающиеся возможности он будет рассматривать преимущественно с точки зрения возможности зарабатывания денег.
  Аналогичные общие рассуждения можно отнести и к мотивации организации в направлении развития какой-либо деятельности. Например, мотивом к освоению нового вида бизнеса может служить рост доходов или укрепление конкурентных позиций.
  Отсюда, мотивация информатизации предприятия представляет собой совокупность потребностей и мотивов, побуждающих лицо, принимающее решения, к повышению результативности бизнеса путем более эффективного использования информационных ресурсов, внедрения современных информационных технологий и информационных систем.
  По мнению многих зарубежных и отечественных аналитиков и практиков информатизация как особый вид деятельности является сложным методом обеспечения конкурентных и экономических преимуществ предприятия.
  С одной стороны, она требует дополнительных усилий со стороны менеджмента, трудовых коллективов и отдельных работников предприятия, которые не свойственны им в, так называемой, штатной ситуации. При этом такие дополнительные затраты времени, сил и ресурсов ни как не компенсируются, по крайней мере, на этапе инициирования внедрения автоматизированной обработки информации. Это означает, что высшее руководство предприятия должно создать особые мотиваторы, которые обеспечивают какие-то другие, нетрадиционные стимулы для внедрения и развития информационной сферы.
  С другой стороны, автоматизация обработки информации по своей природе приводит к изменению потоков производственной информации, взаимосвязей работников и подразделений по поводу подготовки, обработки и передачи информации и, в конечном счете, неизбежно усложняет организационную структуру предприятия. Как следствие - увеличение стоимости содержания системы управления.
  И, наконец, создание и развитие сферы информатизации требует дополнительных капитальных и текущих затрат, которые могут быть сформированы только за счет основной хозяйственной деятельности предприятия, т. е. за счет отказа от решения текущих производственных и социальных задач в пользу информатизации. При этом, отдача от внедрения современных ИТ и ИС в виде роста финансовых показателей, во-первых, не всегда очевидна и, во-вторых, отдалена по времени.
  Таким образом, развитие сферы информатизации как самостоятельного вида деятельности предприятия требует особой мотивации. При этом специфика состоит в том, что мотивацию следует рассматривать с двух аспектов:
  1. мотивация самого предприятия (руководства предприятия) к развитию сферы информатизации;
  2. мотивация исполнителей к работе в условиях развитой сферы информатизации.
  Мотивация с точки зрения хозяйственной деятельности предприятия предопределяется усилением значимости информационных ресурсов в достижении конечной цели предпринимательства - получении доходов и прибыли.
  Информация представляет собой один из основных, решающих факторов, который определяет динамику потребностей общества, развитие техники и технологии, изменение действующих сил во внешней среде и многое другое, что в целом и формирует конкретные условия осуществления бизнеса. В связи с этим, очень важно понимание и определение уровня и степени влияния процесса информатизации на сферу управления предприятием и интеллектуальную деятельность человека.
  Важнейшая особенность процесса управления организацией заключается в его информационной природе. Реализация принятых управленческих решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения ранее принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем более реалистичны поставленные цели и адекватны меры, направленные на их достижение.
  Так как руководитель в своей работе, с одной стороны, опирается на информацию о состоянии объекта, а, с другой - создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию, циркулирующую в границах организации, условно считают и предметом, и продуктом управленческого труда.
  Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
  Важное место в понимании такого понятия как «информация» и механизма информационных процессов в обществе и его институтах занимает понятие информационной среды, которая является, с одной стороны, проводником, преобразователем и распространителем информации, а, с другой, - источником побудительных причин деятельности людей. В процессе своей деятельности человек активно взаимодействует с информационной средой, получая из нее новые личностные знания, генерируя новые знания и представляя их в форме информации, которую помещает в информационную среду. Любому хозяйствующему субъекту свойственна определенная информационная среда, в которую он погружен. Эта информационная среда отражает уровень развития хозяйствующего субъекта и определяет определенные принципы информационного поведения людей в общении друг с другом.
  Как уже отмечалось, исключительная роль информации в современном научно-техническом прогрессе привела к пониманию информации как ресурса, столь же необходимого и важного, как энергетические, сырьевые, финансовые и другие ресурсы. Информация стала предметом купли- продажи, т. е. информационным продуктом.
  В качестве товара информация не может отчуждаться подобно материальной продукции, но ее купля-продажа имеет условное значение. Переходя к покупателю, она остается и у продавца. Кроме того, она не исчезает в процессе потребления.
  Становление и развитие информационного сектора, движение многих видов информации в качестве товара повлияло на формирование особого рынка - рынка информации.
  В настоящее время распространение информации в информационном секторе экономики невозможно представить без применения новых информационных технологий. Использование современных информационных технологий обеспечивает почти мгновенное подключение к любым электронным информационным массивам (таким как базы данных, электронные справочники и энциклопедии, различные оперативные сводки, аналитические обзоры, законодательные и нормативные акты и т. д.), поступающим из международных, региональных и национальных информационных систем и использование их в интересах успешного ведения бизнеса.
  Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов управления и внешних условий функционирования процесса, а также о логике изменения и преобразования элементов управления.
  Для эффективного управления информационными ресурсами организации создают (приобретают) информационные системы. С этой точки зрения информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества для организации.
  С экономической точки зрения ИС могут рассматриваться как средства производства, которые, при определенных условиях, могут заменять рабочую силу. Следовательно, ИС должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, выполняя за них огромные объемы рутинной работы. Информационные технологии также влияют на эффективность взаимодействия с клиентами организации, потому что они, например, могут уменьшать операционные затраты.
  Финансовое воздействие ИС заключается в том, что внутренние затраты на содержание системы управления относительно снижаются. По мере расширения и разнообразия бизнеса, затраты организации повышаются. ИТ, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать управленческие затраты фирмы.
  Специальные исследования доказывают, что ИС автоматически преобразовывают организации, т. к. могут изменять иерархию принятия решений, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.
  Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных - с другой. Изменение в одном из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу.
  Возрастающая степень интеграции области действия системы и приложений. Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на других компонента: могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.
  ИС могут стать мощными инструментами для создания более эффективных организаций за счет перепроектирования, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. ИС могут придавать большим и маленьким организациям дополнительную гибкость.
  Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий из любой организации в любое время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, менеджер может эффективно связываться с тысячами служащих и даже управлять обширными целевыми группами.
  Таким образом, мотивация предприятия в развитии сферы информатизации как самостоятельного вида деятельности определяется тем, что по мере развития бизнеса, а вместе с этим и роста объемов деловой информации оказывается не возможным эффективное управление без применения современных ИТ и ИС.
  Мотивация работников предприятия к переходу на автоматизированную обработку информации. Во все времена руководители понимали, что подчиненных нужно побуждать работать на организацию, а не просто заставлять выполнять приказы и распоряжения.
  Вместе с тем уже приходится принимать во внимание то, что современный образованный работник не будет работать в организации, не отвечающей его представлениям о привлекательности труда. Поэтому теории мотивации посвящены в основном созданию таких мотивов, как привлекательный труд.
  Мотив - это побудительная причина, повод к деятельности. Побудить к деятельности можно обогатив идеями, определив величину вознаграждения, связав его с результатом деятельности, а также выявив систему ценностей человека, удовлетворяя потребность власти в зависимости от способности человека влиять на других людей.
  Различные теории мотивации разделяют на две категории - содержательные и процессуальные. Их различие состоит в разной оценке значимости таких основополагающих понятий как потребности и вознаграждения.
  Потребности - это осознанная нехватка чего-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию.
  Вознаграждение - это то, что способно удовлетворить потребность и, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.
  Содержательные теории мотивации концентрируются, в первую очередь, на определении потребности, побуждающие людей к действию. После этого вырабатываются способы удовлетворения доминирующих потребностей, т. е. методы вознаграждения.
  Процессуальные теории рассматривают мотивацию в ином плане. В них анализируется то, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения. Процессуальные теории не оспаривают существования потребностей, но считают, что поведение людей определяется не только ими. Согласно процессуальным теориям поведение личности является также функцией его восприятия и ожиданий, связанных с данной ситуацией, и возможных последствий выбранного им типа поведения.
  Особое место в мотивации работников занимает стимулирование труда. В общем случае стимулирование - это функция, связанная с процессом активизации деятельности людей и трудовых коллективов, направленная на повышение эффективности (результативности) их труда. Стимулирование используется для морального и материального поощрения работников в зависимости от качества и количества затраченного труда. Оно предполагает создание таких условий (дополнительных вознаграждений), при которых в результате активной трудовой деятельности работник будет трудиться более эффективно и более производительно, и тогда получит за свою работу нечто большее, чем это было оговорено заранее.
  Несомненно, стимулы побуждают человека трудится больше и лучше, но их одних еще недостаточно для производительного труда. Система стимулов и мотивов должна опираться на определенную базу - нормативный уровень трудовой деятельности. Ведь сам факт вступления работника в конкретные трудовые отношения предполагает, что он за заранее готов за оговоренные вознаграждения выполнять определенный круг обязанностей. Все, что находится за пределами его штатных обязанностей, требует целенаправленного стимулирования.
  Проблема мотивации работников к внедрению и расширению сферы информатизации на предприятии, прежде всего, связана с тем, что это вынуждает их заниматься деятельностью, не связанной с выполнением их основных производственных обязанностей. Так, внедрение современных ИТ и ИС вынуждает работника:
  • осваивать новые области знания;
  • учиться обращаться с новой техникой;
  • привыкать к новым технологиям выполнения привычных операций;
  • работать в новых условиях передачи и распространения информации и др.
  При этом можно выделить три направления воздействия ОИ на изменения в содержании работы, обусловленные информатизацией деятельности на данном рабочем месте.
  Централизация. Некоторые виды деятельности вычленяются из существующих технологических процессов и структур и оформляются в новые единицы (например, централизуется служба переписки).
  Интеграция (реинтеграция). С помощью ИТ возвращаются в исходные комплексы задач содержательно объединенные с ними функции. Реализация задач в виде их комплексов может вести к полному растворению или сокращению центральных организационных единиц. При этом для новой ИТ отношение «цена/производительность» образует в качестве побочного условия критерий для оценки эффективности степени осуществляемой децентрализации. Для рабочих структур непосредственно это означает чаще всего горизонтальное или вертикальное расширение содержания работ.
  Возникновение эффекта экономии без передачи видов деятельности. Благодаря развитию ИТ на рабочем месте достигается эффект рационализации (экономия времени, уменьшение количества ошибок и т. п.), также возможно и сокращение рабочего времени, т. е. повышение производительности.
  Таким образом, с помощью ИТ и ИС можно оказывать соответствующее воздействие на структуру и содержание задач предприятия в области управления, а значит и на содержание самого труда работников. Отсюда возникает проблема: либо нанимать других работников, уже способных работать в новых условиях, либо дополнительно мотивировать и стимулировать имеющихся работников, что бы они успешно прошли адаптацию к нововведениям, обусловленным информатизацией.
  При анализе воздействия новых ИТ на организационные структуры важны прежде всего следующие аспекты этих технологий.
  1. Непрерывно совершенствуемые телекоммуникации обеспечивают все более эффективную интеграцию обработки различных форм информации (текст, числовые данные, графические формы). Эта интеграция поддерживается многофункциональными средствами (устройствами), преимущество которых в данный момент проявляется, в особенности, на больших предприятиях с высоким уровнем коммуникаций.
  Совершенствование телекоммуникаций обеспечивают:
  • более быстрые коммуникации;
  • уменьшение количества согласований (конференций);
  • сокращение потребности в устройствах (общие входы/выходы);
  • снижение уровня разделения труда;
  • уменьшение времени ожидания партнера по коммуникациям;
  • отсутствие необходимости конвертирования информации.
  2. За счет вертикальной интеграции ранее существовавших и вновь сформировавшихся видов деятельности при внедрении ОИ возникают дополнительные степени свободы, которые позволяют использовать новые, дополнительные возможности. При правильном их использовании происходит следующее:
  • усиливается мотивация и повышается удовлетворение от работы занятых работников благодаря большей свободе в принятии самостоятельных решений на рабочем месте;
  • становятся более автономными периферийные единицы, за счет повышения уровня самостоятельности на каждом рабочем месте, они получают более широкие права в принятии решений;
  • сложные централизованные системы управления и контроля становятся в ряде случаев ненужными, что, в свою очередь, требует повышения уровня инициативы всех работников, активизации стремления к предпринимательству, что, в свою очередь, увеличи­вает гибкость системы и ее готовность к инновациям.
  Отсюда следует, что с внедрением информатизации можно осмысленно и целенаправленно изменять существующее разделение труда. Это путь от традиционного, ориентированного на технологические операции разделения труда к объектно-ориентированному разделению, при котором в центре внимания находится интегрированная целостная организация труда. В свою очередь, новые подходы к разделению труда диктуют необходимость разработки и новых методов мотивации и стимулирования персонала, а так же других нормативов и норм, как информационной базы мотивации.
  Внедрение достаточно мощных компьютеров на уровне отдельно взятого функционального подразделения предприятия или даже отдельного рабочего места приводит, в определенной степени, к отказу от централизованно используемых больших ЭВМ. Современные диалоговые программы содержат достаточно возможностей для эффективного приспособления технологии под особенности каждого конкретного конечного пользователя. Вследствие этого могут разрушаться, причем достаточно безболезненно, устаревшие организационные структуры предприятия, а вместе с ними и исторически сложившиеся информационные потоки.
  Первыми, как ни странно, попадают под развивающееся новое структурирование в сфере ОИ сами подразделения обработки данных. Поэтому должна быть по новому распределена ответственность за выполнение функций в создаваемой инфраструктуре. Старые централизованные структуры существовать уже не могут, но и сугубо местные решения недопустимы, т. к. возникает опасность создания несовместимых средств. Поэтому в ряде случаев привлекательной является интеграция ОИ под руководством авторитетного ответственного специалиста по информатике - информационного менеджера или ИТ-директора.
  Организация такой по новому децентрализованной системы зависит от потребности в средствах коммуникации и от задач работника, а также от принятой ИТ-стратегии в организации в целом. Соразмерным рассмотренной выше организационной структуре по силе воздействия на квалификационные требования к персоналу является также организационное оформление использования принятых базовых ИТ. Основной предпосылкой для их эффективного использования является понимание конечными пользователями функциональных связей и основных информационных процессов, протекающих в системах ОИ.
  Имеют значение и дополнительные факторы, возникающие при интеграции или реинтеграции задач. В этой связи дискутируются три следующих тезиса по поводу влияния развития сферы информатизации на квалификацию персонала предприятия:
  • деквалификация - разделение труда возрастает, формализуемая или стандартизируемая работа автоматизируется во все растущей степени, напряженность умственного труда и соответствующие требования к исполнителю, за счет этого, снижаются;
  • рост квалификации - новые технологии вызывают повышение умственной нагрузки на работника, освобождая его от простой работы, что, в свою очередь, ведет к повышению требований к квалификации пользователя;
  • поляризация - малое число возникающих при расширении сферы информатизации высоко квалифицированных рабочих мест противостоит большому числу остальных, низко квалифицированных.
  Однако нужно ясно представлять, что рационализация и упрощение работы в системе управления, сопровождаемые централизацией и специализацией, могут вести к потере гибкости. При изменении ориентации работ в сфере ОИ следует учитывать, что, кроме материальных стимулов, другие мотивационные факторы тоже влияют на удовлетворенность работой сотрудников, что и следует учитывать менеджерам. Производительность же работника существенно зависит от степени признания им новых технологий и структурных изменений.

 
© www.textb.net