Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


5.1. Выбор и внедрение ИС

  Выбор информационной системы для автоматизации управления предприятием является весьма сложной задачей даже для небольших предприятий. Основная сложность не в самом выборе типа информационной системы, а в том, что от этого выбора могут зависеть результаты деятельности предприятия.
  Выбор корпоративной системы осуществляется в несколько этапов:
  1. подготовительный;
  2. анализ объекта и системы управления;
  3. осуществление непосредственно выбора системы;
  4. выбор организации, занимающейся внедрением;
  5. реализация и настройка системы;
  6. обучение пользователей;
  7. тестовое испытание системы (опытная эксплуатация).
  На подготовительном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и других участников проекта (как правило - консалтинговые организации), которые будут работать над внедрением системы на предприятие. Если проект масштабный, то необходимо будет создавать проектную группу, которая будет осуществлять не только работы по выбору, но и впоследствии участвовать во внедрении и сопровождении программного обеспечения. Одним из факторов, ограничивающим желания и возможности, являются деньги, точнее уровень финансирования, необходимый для удовлетворения желаний и реализации возможностей. Поэтому необходимо определиться с бюджетом проекта автоматизации. Однако на этом этапе нет необходимости делать детальный бюджет, достаточно будет определить с порядком сумм, выделяемых на автоматизацию.
  На этапе анализ объекта и системы управления (обследования предприятия) в первую очередь определяется цель автоматизации, и устанавливаются целевые показатели, которые предприятие хочет достичь в результате внедрения ИС. Очевидно, что цель внедрения, как правило, совпадает с целями бизнеса компании. Целевые показатели, в свою очередь, должны быть конкретными и поддаваться числовому подсчету, что позволит оценить итоги автоматизации, например, выручка, прибыль, доля рынка, количество удовлетворенных клиентов и т. п. На их основе и под их влиянием будут разрабатываться требования к ИС, определяться очередность и логические рамки внедрения.
  На этом этапе производится обследование предприятия и аудит системы управления, дается комплексная оценка информационных потоков и всех видов данных, необходимых для обработки и принятия управленческих решений. В частности анализируются существующая организационная структура управления, применяемая технология производства, система документооборота, связи с внешними организациями и системами. Создается модель системы и объекта управления, которая предназначена для выявления и анализа недостатков существующей системы управления.
  Проведение обследования позволяет снизить риски, связанные с выбором системы, а также снизить затраты на последующие этапы проекта.
  Продолжительность этапа обследования составляет, как правило, от 2-4 недель до 2-4 месяцев. Детальное описание подэтапов обследования предприятия представлено в таблице 2.

Таблица 2. Подэтапы обследования предприятия

Таблица 2. Подэтапы обследования предприятия

Таблица 2. Подэтапы обследования предприятия (продолжение)

Таблица 2. Подэтапы обследования предприятия (продолжение)

  На этом же этапе формируются функциональные и технические требования к создаваемой системе, методам и технологиям работ, инструментальным средствам создания системы.
  На этапе осуществление выбора системы осуществляется непосредственный выбор системы. Критериями при выборе ИС, как правило, являются:
  • Совокупная стоимость владения. Сумма затраты на покупку и внедрение системы является одним из самых важных критериев.
  • Функциональная полнота. Возможность системы служить тому для чего она была создана.
  • Масштабируемость. Можно рассматривать функциональную масштабируемость, т. е. возможность при необходимости приобрести или активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта по автоматизации, и масштабируемость по мощности, т. е. способности системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов, росте объема существующих данных.
  • Технологичность. Это такие показатели как интегрированность (использование всеми модулями одной базы данных, однократный ввод данных), интегрируемость (возможность автоматического, полуавтоматического и ручного обмена данными с существующими приложениями), открытость системы (возможность модификации функциональности с помощью встроенных или внешних средств разработки, путем изменения исходных кодов функций и процедур, ядра системы, интерфейсных форм, структуры и модели данных и т. п.)
  • Инвариантность по отношению к бизнесу. Возможность поддержки программным обеспечением разных видов бизнеса. Например, производства продуктов питания и оказания автотранспортных услуг. Этот критерий особенно важен для корпоративных структур с диверсифицированными видами деятельности.
  • Надежность. Гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа и т. п.
  • Интуитивность интерфейса. Возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.
  • Доступная цена. Стоимость СУБД, лицензий на одну копию, лицензий на серверную и рабочую станцию, скидки от объема заказа и количества пользователей и т. д.
  • Перспективы развития. Важно выяснить планы разработчиков в отношении развития и модификации системы. Были случаи, когда проекты по дальнейшей разработке и поддержке программного обеспечения прекращались разработчиками и клиенты оставались один на один со своими проблемами по развитию проектов автоматизации.
  Выбор ИТ-решения зависит от выбранной стратегии развития и способов повышения эффективности, что требуют использования квалифицированных рекомендаций профессиональных консультантов, что позволяет не только получить существенный выигрыш во времени и в качестве принимаемых решений, но и исключить риски принятия неправильного решения.
  После осуществления выбора класса системы необходимо также выбрать организацию поставщика, занимающуюся внедрением этой системы.
  При выборе поставщика необходимо учитывать следующие факторы:
  • Наличием в штате поставщика менеджеров проектов и перечнем проведенных ими проектов и решенных задач;
  • Разработанными шаблонами проектной корреспонденции;
  • Системой организации планирования и отчетности на проекте;
  • Системой принятия решений при выявлении проблем во время выполнения проекта;
  • Планируемым распределением ролей между участниками проектной группы;
  • Наличие у поставщика документально описанной политики по поддержке клиентов;
  • Тщательность проработки контракта на сопровождение и техническую поддержку;
  • Наличие отдельного подразделения, занимающегося техническим сопровождением;
  • Наличие специальных каналов связи (выделенные телефонные номера, адрес электронной почты, сайт, страницы в Интернет, посвященные поддержке);
  • Наличие специализированного ПО для автоматизации процесса приема и обработки проблем, возникающих у клиентов.
  На следующем этапе - реализации и настройки системы - поставщик вместе с информационной службой производит установку и настройку системы. Этот этап может продолжаться в зависимости от размера компании от нескольких недель до нескольких месяцев.
  Параллельно можно переходить и к этапу обучения пользователей. В результате внедрения практически всегда происходит реинжиниринг и реструктуризация. Это значит, что сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому. И проблема не только в том, что их нужно поставить в известность о грядущих изменениях и научить работе в новых условиях. Основная сложность заключается в том, чтобы преодолеть психологическое сопротивление переменам (а как следствие, возможный саботаж), позитивно настроить коллектив.
  После установки и настройки можно осуществлять тестовое испытание системы (опытную эксплуатацию). Тестирование системы позволяет проверить корректность ее настройки в режиме реального времени в течение определенного отчетного периода. В ходе этого тестирования могут вноситься уточнения в настройку системы, отслеживаться и исправляться ошибки, допущенные на прошедших этапах.
  Совершенно очевидно, что внедрение КИС является весьма рисковым проектом. Основными факторами yспexa внедрения корпоративных информационных систем управления предприятием являются:
  • понимание необходимости внедрения интегрированных ИС;
  • понимание основ построения интегрированных ИС;
  • готовность к выделению квалифицированных ресурсов;
  • готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;
  • готовность к внедрению со стороны предприятия; готовность к изменениям.
  Понимание необходимости внедрения интегрированных ИС.
  Необходимо ли внедрение интегрированных информационных систем на предприятиях? Для западных предприятий вопроса в такой постановке не существует. Система управления предприятием в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная информация за прошлые периоды является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности. Интегрированная информационная система, помимо предоставления возможности оперативного сбора, хранения и анализа данных, требует высокой исполнительской дисциплины со стороны coтpyдникoв предприятия и oбecпeчивaeт пocтpoeниe яcнoй cтpyктypы и пocлeдoвaтeльнocти пpoцeccoв дeятeльнocти.
  Понимание основ построения интегрированных ИС. Прежде чем пpиcтyпaть к внeдpeнию ИС, pyкoвoдящий cocтaв предприятия дoлжeн oзнaкoмитьcя c ocнoвными тeopeтичecкими пpинципaми yпpaвлeния, зaлoжeнными в кячєствє фyнкциoнaльнoй бaзы.
  Зa пocлeднee дecятилeтиe ведущими миpoвыми кoмпaниями нapaбoтaны тeopeтичecкиe peфepeнтныe мoдeли дeятeльнocти пpeдпpиятий caмыx paзличныx нaпpaвлeний бизнeca (тopгoвыe, диcтpибьютopcкиe, пpoизвoдcтвeнныe, дoбывaющиe и т. д.). Выделены и cфopмиpoвaны ocнoвныe тpeбoвaния к фyнкциoнaльным пoдcиcтeмaм, peaлизyющим процесы yпpaвлeния финaнcaми, пpoизвoдcтвoм, cнaбжeниeм, cбытoм, пpoeктными paбoтaми, тexничecким oбcлyживaниeм и т. д.
  Фopмaлизoвaнa и пpoгpaммнo peaлизoвaнa лoгикa пpoцeccoв плaниpoвaния, yчeтa и кoнтpoля.
  Без пpeдвapитeльнoй тeopeтичecкoй пoдгoтoвки pyкoвoдcтвy пpeдпpиятиeм чacтo cлoжнo cдeлaть вывoд o тoм, что пoнимaть пoд эффeктoм oт внeдpeния, где eгo oжидaть и таким oбpaзoм дoбивaтьcя дocтижeния эффeктивнoгo внeдpeния.
  Готовность к выделению квалифицированных ресурсов. Внeдpeнию ИС в ocoбeннocти та пpoмышлeнныx пpeдпpиятияx, вceгдa coпyтcтвyeт peopгaнизaция cyщecтвyющиx пpoцeccoв дeятeльнocти. Пpeждe вceгo, cлeдyeт cфopмиpoвaть paбoтocпocoбнyю, квaлифициpoвaннyю и инипиятивную кoмaндy, cпocoбнyю к вocпpиятию и пpимeнeнию нa пpaктикe пepcпeктивныx тexнoлoгий. Рyкoвoдcтвo пpeдпpиятия дoлжнo ocoзнaвaть, чтo ypoвeнь квaлификaции и cпocoбнocти coтpyдникoв, пpивлeкaeмыx к внeдpeнию, 6удєт нeпocpeдcтвeннo влиять нa oкoнчaтeльный peзyльтaт. Чєм cepьeзнee отношение pyкoвoдcтвa к подбору пepcoнaлa, тем большую oтдaчy от внедрения оно получит.
  Готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения. Внедрение ИС ocyщecтвляeтcя в paмкax cпeциaльнo opгaнизoвaннoгo проекта co cлe дующими ocнoвными cтaдиями: oбcлeдoвaниe предприятия; вывepкa и фopмиpoвaниe ошовной нормятивно- cпpaвoчнoй инфopмaции; oпиcaниe и oптимизaция пpoцeccoв дeятeльнocти предприятия по нaпpaвлeниям, пoдвepгaющимcя aвтoмaтизaции; нacтpoйкa системы нa пpoцeccы дeятeльнocти предприятия и подстройта пpoцeccoв дeятeльнocти под основные тpeбoвaния cиcтeмы; проведение опытной экcплyaтaции; внедрение в промышленную экcплyaтaцию; српровождение промышленной экcплyaтaции.
  Совершенно очевидным является тот фaкт, что без строгой opгaнизaции пpoeктa и плaнoмepнoгo выполнения необходимых paбoт дoбитьcя ycпeшнoгo внедрения невозможно. Любые инициятивы, пpeдпoлaгaющиe дoлгocpoчнyю peaлизaцию зядумянного, требуют: формировяния структуры упрявления проектом; определения рєглямєнтя контроля хода и качества реализации; планирования и выделения ресурсов; четкого ведения проектной документации; своевременной реакции на отклонение от графика и принятия необходимых мер по устранению недостатков.
  Принимая во внимание необходимость использования результатов обследования и внедрения на предприятии в течение продолжительного периода времени, команда сотрудников, привлекаемая к проекту, с самого начала должна активно заниматься выполнением всех работ с целью накопления опыта и приобретения знаний по организации системы управления для последующего эффективного использования и сопровождения ИС.
  Делегирование выполнения проекта нанимаемым консультантам может дать только положительные промежуточные результаты, выраженные в отчетах, рекомендациях и мероприятиях по обучению, полагаться на полноценное внедрение системы при таком подходе - заранее обрекать себя на провал.
  Готовность к внедрению со стороны, предприятия. В соответствии с вышеизложенным следует подчеркнуть, что руководство предприятия должно быть заинтересовано в формировании квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии - организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием. Необходимо четко разделять виды деятельности: консультационное сопровождение внедрения ИС; непосредственно внедрение ИС.
  Консультационное сопровождение внедрения подразумевает, в основном, обучение и консультации (целевое обучение) по вопросам настройки, особенностей применения и использования системы для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения. Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми консультантами и руководителем проекта со стороны внешнего исполнителя.
  Непосредственным внедрением (моделирование процессов деятельности, осуществление опытной эксплуатации и перевод в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники команды от предприятия. Это является принципиально необходимым по причине временного характера работы консультантов. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую систему, но и, что не менее важно, профессионально подготовленных людей, способных самостоятельно и эффективно эксплуатировать и сопровождать ИС. Подготовленные сотрудники должны стать реальной опорой руководителям предприятий различного уровня ответственности.
  Готовность к изменениям. Как уже отмечалось ранее, внедрение ИС всегда сопровождается привнесением изменений, как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основным критерием изменений является их целесообразность с точки зрения процесса в целом. Основной предпосылкой успешного введения изменений являемся конструктивность позиции и понимание причины соответствующими руководящими лицами.
  Оcнoвными пpичинaми нeyдaч внедрения ИС управления предприятием являются:
  • недооценка сложности процесса внедрения;
  • недооценка организационной составляющей проекта;
  • неготовность к структурным изменениям и изменениям процессов деятельности;
  • непонимание разницы между консультационным сопровождением процесса внедрения и практическими работами по внедрению;
  • перенос центра тяжести внедрения на службы АСУП.
  Основные причины неудач внедрения, за исключением последней, являются обратной стороной факторов успеха.
  Перенос центра тяжести внедрения на службы АСУП является, к сожалению, достаточно распространенным явлением на отечественных предприятиях. Здесь уместно сформулировать понятие ответственного за процесс деятельности. В связи с тем, что в реальной жизни ответственность за конкретный процесс деятельности возлагается на руководителя соответствующего направления (дирекции, службы), передача контроля за внедрением подсистемы автоматизации данного процесса представителю службы АСУП может создать в будущем конфликтную ситуацию типа «это нам не подходит - мы так не работаем» и привести в результате к «замораживанию» проекта в целом. Службы АСУП, несомненно, должны принимать самое активное участие во внедрении системы, но общее руководство и контроль должны осуществляться со стороны ответственных представителей соответствующих функциональных направлений.
  Так или иначе, главный вопрос при внедрении ИС - даже не сколько это стоит, а как это окупить. Безусловно, ИС несет прибыль. Однако проблема в том, что эффект внедрения часто опосредован и проявляется в повышении общей эффективности, ускорении оборота, роста стоимости бренда и, как следствие, возможности проводить более гибкую ценовую политику и т. д. Рассмотрим далее методы и способы оценки эффективности создания и внедрения информационных технологий в деятельность предприятия.

 
© www.textb.net