Учебники

Главная страница


Банковское дело
Государственное управление
Культурология
Журналистика
Международная экономика
Менеджмент
Туризм
Философия
История экономики
Этика и эстетика


4.7. Системы электронного документооборота

  Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.
  Системы электронного документооборота (СЭД) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
  Среди функций средств электронного документооборота выделяют:
  • регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);
  • электронный архив документов;
  • согласование и утверждение документов;
  • контроль исполнения документов и поручений;
  • библиотека регламентов управленческих процедур;
  • система контроля знаний должностных инструкций и др.
  По данным некоторых исследований, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
  • на поиск и ожидание поступления документов - 20%;
  • на согласование и утверждение документов - 20%;
  • на передачу документов между подразделениями - 10%;
  • на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%.
  То есть суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.
  Использование СЭД обеспечивает:
  • значительное (в несколько десятков раз) снижение времени поиска, передачи, согласования и рутинной работы с документами;
  • параллельное выполнение работ (например, параллельное согласование);
  • непрерывное движение документов, процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
  • удаленный доступ к базе данных (отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - СЭД нового поколения обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте);
  • эффективный поиск документов по минимальному набору атрибутов;
  • снижение временных затрат на подготовку стандартных отчетов о движении документов.
  Среди систем электронного документооборота отметим EMC Documentum, DocsVision, Инталев: Документооборот, ЕВФРАТ- Документооборот, Directum.

 
© www.textb.net